Система автоматизации документооборота (СЭД)

Одна платформа для ведения всех документов компании: договоры и счета, официальная переписка, приказы, кадровые документы и внутренние заявки движутся по настроенным маршрутам, а не по почте и мессенджерам.

Первый процесс работает уже через несколько минут — без программистов и долгих внедрений.

Все документы в одной системе

Маршруты настраиваются без кода

Электронная подпись

Интерфейс системы делопроизводства и учёта документов Jet form

Как устроена платформа

Полный цикл работы с электронным документооборотом

От создания карточки до архива: одна логика для любых документов компании — меняются только шаблоны и маршруты.

Карточка регистрации входящего документа в Jet form

Единая карточка вместо файлов в почте

Документ создаётся по шаблону или загружается в систему: реквизиты подставляются из справочников, контрагент подтягивается из 1С, вид документа определяет форму карточки. С первой минуты у документа есть номер, автор и место хранения.

Шаблоны и справочники для типовых документов

Автозаполнение реквизитов и нумерация

Связи между документами: договор, счёт, акт, переписка

Рассмотрение документа и резолюция руководителя в Jet form

Маршруты собираются в конструкторе

Для каждого вида документа задаётся свой сценарий: последовательные и параллельные этапы согласования, условия по сумме, подразделению и типу сделки, автоподстановка руководителей и замещающих. Система сама ведёт документ по регламенту и напоминает участникам о сроках.

Условные ветвления и матрица полномочий

Замещение на время отпуска и переадресация задач

Изменение регламента силами администратора компании

Согласование и отправка исходящего письма в Jet form

Юридически значимая подпись без бумаги

Документы подписываются электронной подписью. Подписанный документ уходит контрагенту через Контур.Диадок прямо из карточки, а протокол обмена возвращается в систему.

ПЭП, УНЭП и УКЭП в зависимости от типа документа

Удобное подписание с телефона и планшета

Обмен с контрагентами через Контур.Диадок

Электронный архив и номенклатура дел в Jet form

Электронный архив и прозрачная отчётность

Все версии, комментарии и подписи хранятся в едином архиве с разграничением доступа. Поиск идёт по реквизитам и тексту вложений, а руководитель видит нагрузку подразделений, узкие места маршрутов и просроченные задачи в отчётах.

Полнотекстовый поиск и настраиваемые реестры

Права доступа по ролям и подразделениям

Отчёты по срокам, объёмам и исполнительской дисциплине

Какие процессы закрывает система автоматизации документооборота

Начните с одного процесса и подключайте остальные в той же системе — без покупки новых лицензий и сложных проектов внедрения.

Договоры и счета

Согласование договоров и входящих счетов по маршрутам с контролем бюджета, подписанием и отправкой контрагенту через Диадок.

Согласование договоров

Делопроизводство и канцелярия

Регистрация входящей и исходящей корреспонденции, приказы и служебные записки, резолюции, номенклатура дел и архив по ГОСТ.

Делопроизводство

Кадровый документооборот

Приём на работу, ЛНА, отпуска, командировки и справки в электронном виде с подписью сотрудников через Удостоверяющий центр.

Кэдо

Заявки и внутренние сервисы

Обращения в ИТ, АХО, HR и бухгалтерию: единая точка входа, SLA, база знаний и отчётность по службам поддержки.

Service Desk

Готовые процессы, которые можно адаптировать под себя

Не нужно собирать документооборот с нуля: типовые виды документов и маршруты уже настроены — остаётся изменить этапы, согласующих и сроки под регламент компании.

Договоры и допсоглашения

Согласование с версиями, замечаниями и историей решений в одной карточке: видно, кто и что правил, какая редакция подписана.

Входящие счета на оплату

Счёт проходит руководителя, финансовую службу и бухгалтерию по маршруту, привязывается к договору и уходит в 1С без ручного ввода.

Закупки и выбор поставщика

Заявка на закупку, сравнение предложений и фиксация условий — путь от потребности до подписанного договора в одном процессе.

Акты и закрывающие документы

Приём, сверка с договором, подписание и отправка контрагенту через Контур.Диадок прямо из карточки документа.

Входящая и исходящая корреспонденция

Регистрация с автонумерацией, резолюции руководителя и поручения исполнителям — письмо сразу попадает нужным сотрудникам.

Приказы и ЛНА с ознакомлением

Сотрудники знакомятся с документом онлайн, а в карточке видно, кто уже подтвердил ознакомление, а кому нужно напомнить.

Служебные записки и поручения

Внутренние обращения идут по настроенному маршруту с исполнителями, сроками и контролем исполнительской дисциплины.

Доверенности и МЧД

Оформление доверенностей и машиночитаемых доверенностей с контролем сроков действия и отзывом при увольнении сотрудника.

Приём на работу и кадровые документы

Пакет документов нового сотрудника формируется автоматически и подписывается электронной подписью без бумаги.

Отпуска, командировки и справки

Заявления идут по маршруту с руководителем и кадровой службой, сотрудник видит статус в личном кабинете.

Заявки в ИТ, АХО и бухгалтерию

Единая точка входа для внутренних обращений: категории, сроки реакции, ответственные службы и отчётность.

Заявки на оплату и авансовые отчёты

Согласование расходов с проверкой лимитов и приложением подтверждающих документов, готовых к передаче в учёт.

Зачем нужна автоматизация документооборота

Что меняется в работе компании после перехода на электронные согласования и учета документов.

1

Документы согласуются в почте и мессенджерах: версии расходятся, часть договорённостей остаётся в личной переписке, а восстановить ход согласования спустя месяц практически невозможно.

Решение

Каждый документ ведётся в карточке: актуальная версия одна, комментарии и решения фиксируются с автором и временем, история согласования сохраняется целиком.

2

Никто не знает, у кого сейчас документ. Инициатор обзванивает коллег, руководитель узнаёт о срыве срока постфактум.

Решение

Статус и текущий этап видны в реальном времени, система заранее напоминает участникам, а просрочки эскалируются руководителю автоматически.

3

Регламенты живут в файлах, а на практике каждое подразделение согласует по-своему: обходятся обязательные визы, нарушается матрица полномочий.

Решение

Регламент зашит в маршрут: система сама определяет участников по сумме, типу документа и подразделению, пропустить обязательный этап нельзя.

4

Бумажный оборот стоит денег и времени: печать, курьеры, почта, хранение папок и поиск оригиналов по кабинетам и архивным полкам.

Решение

Документы подписываются электронной подписью и хранятся в едином архиве, обмен с контрагентами идёт через Диадок — расходы на бумагу и логистику исчезают.

5

Данные дублируются между системами: одни и те же контрагенты и суммы вводятся руками в 1С и в документах, из-за чего возникают расхождения.

Решение

Справочники и реквизиты синхронизируются с 1С, а по API подключаются другие учётные системы — данные вводятся один раз.

6

Нужный документ ищут по почте, сетевым папкам и кабинетам коллег, а комплект к сделке или проверке собирают вручную несколько дней.

Решение

Единый архив с поиском по реквизитам, тексту и связям: документ и все приложения к нему находятся за секунды, комплект выгружается одной кнопкой.

Как проходит внедрение системы электронного документооборота

Без многомесячных проектов внедрения: первый процесс работает уже через 5 минут

Шаг 1

Аудит процессов

Разбираем, какие документы создаются чаще всего, кто их согласует и где процесс буксует. Формируем короткий план перехода.

Шаг 2

Настройка в конструкторе

Собираем формы, справочники и маршруты без разработки. Подключаем 1С и Диадок, настраиваем права доступа по подразделениям.

Шаг 3

Пилот на реальных документах

Запускаем первый процесс, сотрудники работают в системе и дают обратную связь. Регламент корректируется в тот же день.

Шаг 4

Масштабирование

Подключаем остальные направления — делопроизводство, кадры, заявки — на той же платформе и в той же лицензии.

Кому полезна система документооборота

Одно рабочее пространство для руководителей, функциональных служб и исполнителей.

Собственнику и генеральному директору

Прозрачная картина по срокам и объёмам документов, сокращение издержек на бумагу и понятная управляемость процессов при росте компании.

Финансовому директору

Контроль обязательств и платежей: расходные документы согласуются по лимитам, а сроки прохождения счетов и договоров видны в отчётах.

Юристу

Единый реестр договоров с версиями и подписями, неизменяемая история согласования и быстрый подбор документов для проверки или спора.

ИТ-директору

Российское решение в реестре ПО, размещение в облаке или в своём контуре, открытый REST API и настройка процессов без нагрузки на разработку.

Руководителю подразделения

Задачи сотрудников на одном экране, наглядная загрузка команды и возможность согласовать документ с телефона в любой точке.

Сотруднику-инициатору

Понятная форма вместо переписки, автоматический маршрут и видимый статус: где документ и сколько осталось до решения.

Переведите документооборот компании в электронный вид

Покажем систему на ваших документах и маршрутах

Получить демо

Возможности системы документооборота

Всё, что нужно для перехода компании на безбумажную работу, входит в базовую лицензию.

Конструктор форм и процессов

Виды документов, поля карточки, справочники и маршруты настраиваются в интерфейсе — без кода и без обращения к вендору.

Маршруты с условиями

Последовательные, параллельные и условные этапы, матрица полномочий, автоподстановка руководителей и замещающих.

Электронная подпись и МЧД

ПЭП, УНЭП и УКЭП по 63-ФЗ, машиночитаемые доверенности и подписание пакетов документов в один клик.

Сроки и напоминания

Дедлайн на каждом этапе, предупреждения до срока и автоматическая эскалация просрочек руководителю.

Электронный архив

Единое хранилище версий и связей документов с разграничением доступа и отметкой о месте хранения бумажного оригинала.

Поиск и реестры

Поиск по реквизитам и тексту вложений, сохранённые подборки, настраиваемые колонки и выгрузка в Excel.

Безопасность и аудит

Права по ролям и подразделениям, журнал всех действий, размещение в облаке или в контуре компании по 152-ФЗ.

Работа с телефона

Согласование, подписание и постановка задач с мобильного — процессы не останавливаются из-за командировок.

Документы из любых каналов

Файлы из электронной почты, обмена с контрагентами и скан бумажного оригинала попадают в систему и сразу становятся карточкой с реквизитами.

Аналитика документооборота

Объёмы по видам документов, средние сроки согласования, узкие места маршрутов и дисциплина подразделений.

Интеграции с вашими системами

Документооборот встраивается в текущий ИТ-ландшафт, а не заменяет его.

1С

Обмен справочниками контрагентов и сотрудников, передача согласованных договоров и счетов в учёт без повторного ввода.

Контур.Диадок

Юридически значимый обмен документами с контрагентами прямо из карточки: статусы и протоколы возвращаются в систему.

REST API

Открытый интерфейс для интеграции с порталами, CRM, кадровыми и отраслевыми системами компании.

Истории успеха

Как компании переходят на электронный документооборот

Реальные проекты внедрения Jet form в коммерческих и государственных организациях

АО «Дорожная служба»

СЭД внедрил один IT-специалист в компании с 1 000 сотрудников

Перешли от бумажного документооборота к электронному согласованию. Исключили потерю документов, ускорили согласование в 2 раза и обработали свыше 3 500 документов за первые три месяца.

X2

быстрее согласование документов

Читать кейс

Автоматизацию документооборота запустил юрист, а не CTO

Внедрили согласование договоров по инициативе юридического отдела. Собрали более 1 000 документов в единой системе с прозрачным контролем статусов, сроков и маршрутов.

1 000+

договоров в единой системе

Читать кейс

Все истории успеха

Стоимость автоматизации документооборота

Одна лицензия открывает все направления: договоры, делопроизводство, кадровые документы, заявки, ИИ-модуль и отчёты.

Облако (SaaS), 10 пользователей

от 40 000 ₽

в год

Коробка (On-Premise), 10 пользователей

от 120 000 ₽

единоразово + 60 000 ₽ установка

Все модули в лицензии

КЭДО, Service Desk, ИИ и интерактивные отчёты — без доплат

Внедрение и обучение

Настраиваем первый процесс и обучаем ключевых пользователей

Обновления и поддержка

Новые обновления доступны в рамках действующей лицензии

Частые вопросы

Что будет на демонстрации

Онлайн-встреча на 20–30 минут: разбираем ваши документы, а не абстрактную презентацию.

Покажем систему на вашем документе

Возьмём реальный договор, счёт или служебную записку и проведём его по маршруту от создания до подписания.

Настроим процесс при вас

Покажем, как администратор компании сам меняет форму, этапы согласования и сроки — без программистов и обращений к вендору.

Разберём ваши процессы

Посмотрим, где документы задерживаются сейчас, и подскажем, какие процессы дадут эффект быстрее остальных.

Подберём конфигурацию и бюджет

Определим число пользователей, вариант размещения — облако или ваши серверы — и посчитаем стоимость на год.

Настроим один процесс — регистрацию входящих или приказы — и вы оцените систему до покупки.

Покажем систему делопроизводства на ваших документах