Система делопроизводства и учёта документов

Автоматически обрабатывайте входящую и исходящую документацию, прозрачно контролируйте задачи и надежно храните архив документов в едином окне.

Готовое решение для секретарей, делопроизводителей и руководителей любого уровня.

Единый учёт

Контроль сроков

Электронный архив

Процессы делопроизводства

Работа с входящими и исходящими документами

Приём, регистрация, рассмотрение, подготовка ответа и хранение — вся официальная переписка организации в одной системе.

Быстрая обработка входящей корреспонденции

Письмо, обращение или запрос попадает в систему из электронной почты или загрузкой файла. Карточка заполняется по шаблону, регистрационный номер присваивается автоматически по нужному журналу — номер можно зарезервировать заранее или изменить вручную. Дубли отсекаются, связь с предыдущей перепиской видна прямо в карточке.

Автонумерация по журналам и правилам организации

Резервирование и корректировка номера

Связь с ответом и всей цепочкой переписки

Рассмотрение документа руководителем

Отправьте письмо на рассмотрение руководителю, не тратя время на пояснительные записки: в карточке уже есть корреспондент, суть обращения, вложения и история переписки. Руководитель выносит резолюцию и сразу назначает исполнителя со сроком.

Резолюция в один клик с телефона или компьютера

Назначение исполнителей и соисполнителей

Автоматическое создание поручения из резолюции

Подготовка и отправка исходящих писем

Проект письма создаётся по шаблону бланка с реквизитами организации — типовые блоки подставляются автоматически. Документ проходит согласование по настроенному маршруту, подписывается руководителем, регистрируется в журнале исходящих и уходит адресату по email или юридически значимо через Контур.Диадок.

Шаблоны бланков с автоподстановкой реквизитов

Согласование по маршруту без хождения по кабинетам

Лист рассылки и реестр почтовых отправлений для бумаги

Единая база всех документов

Для всех документов в электронном архиве обеспечивается наполнение и возможность быстрого и удобного поиска по атрибутам, таким как юридическое лицо компании, контрагент, дата, сумма и т.п. Чтобы найти документ, в поиске достаточно указать один или несколько реквизитов.

Уникальный набор атрибутов для поиска

Реестры с фильтрами и настраиваемыми колонками

Поиск по дате, реквизитам и другим параметрам

Видео: согласование договора в Jet form

Как выглядит работа с договором изнутри — от создания до подписи.

Внутренние документы

Работа с внутренними документами

Приказы, распоряжения, служебные записки и доверенности создаются по шаблонам, согласуются по регламенту и доводятся до сотрудников без бумаги.

Приказы и служебные записки по шаблонам

Создавайте по шаблонам любые внутренние документы: приказы по основной деятельности и по личному составу, распоряжения, заявления, служебные и объяснительные записки. Реквизиты, нумерация и вид документа подставляются автоматически, отдельный журнал ведётся под каждый вид.

Шаблоны приказов, распоряжений и служебных записок

Отдельные журналы под каждый вид документа

Конструктор форм без программиста

Регламент согласования под каждый вид документа

Для каждого вида документа настраивается свой регламент: система сама определит маршрут, участников и сроки — останется только стартовать процесс. Подписание выполняется электронной подписью, все версии и замечания сохраняются в истории.

Маршруты с условиями по сумме, подразделению и виду документа

Параллельные и последовательные этапы, замена согласующего

Подписание ЭП и неизменяемая история версий

Ознакомление сотрудников с приказами

Отправляйте документ на ознакомление всей компании, подразделению или заранее настроенной группе одним действием. В отчёте видно, кто уже ознакомился, у кого документ в работе и кто задание даже не открывал; лист ознакомления хранится в карточке.

Группы получателей и массовая рассылка

Отчёт по статусам ознакомления

Лист ознакомления с датой и подтверждением

Поиск документа по любым реквизитам

Задайте один или несколько параметров — период, вид документа, контрагента, подразделение, ключевые слова названия или текст вложения. Права доступа учитываются автоматически: сотрудник видит только то, что ему разрешено.

Гибкие фильтры и сохранённые подборки

Полнотекстовый поиск по содержимому файлов

Права доступа по видам документов и подразделениям

Процессы делопроизводства

Инструменты контроля и исполнительской дисциплины

Поручения по документам исполняются в срок: статус виден в реестре, просрочки подсвечиваются, а встроенные отчёты показывают дисциплину по всем сотрудникам компании.

Статус поручения виден в любой момент

Проверяйте ход работ прямо в карточке задачи: кто уже отработал, у кого документ сейчас на рассмтрении и где возникла задержка. Поручения создаются с любым количеством исполнителей и контролёром, а их статусы собраны в отдельном реестре.

Реестр поручений со сроками и ответственными

Контролёр и соисполнители по каждому поручению

Снятие с контроля с отчётом исполнителя

Отчёты по исполнительской дисциплине

Оценивайте ситуацию по конкретному сотруднику, подразделению или компании целиком: в отчётах видно задания, выполненные вовремя, с задержкой и невыполненные.

Срез по сотруднику, отделу и организации

Доля просрочек и средний срок исполнения

Снятие с контроля с отчётом исполнителя

Напоминания и сводки по заданиям

Система напоминает о приближении срока, эскалирует просрочку руководителю и присылает сводку по текущим заданиям: входящие, поручения на контроле и исходящие. Просроченные сроки выделены, из письма можно сразу перейти в карточку.

Напоминания до дедлайна и эскалация просрочек

Ежедневная сводка по заданиям на почту

Настройка уведомлений под каждого сотрудника

Преимущества перехода на электронное делопроизводство

Сотрудники занимаются важными задачами, а не поиском бумаг и напоминаниями по телефону.

Единый реестр вместо разрозненных таблиц

Регистрация ведётся в одной системе, а не в личных файлах сотрудников. Номера не дублируются, документы не теряются между подразделениями.

Поручения исполняются в установленные сроки

Резолюция превращается в задачу с дедлайном и контролёром. Напоминания приходят заранее, а просрочки видны руководителю без ручных сводок.Документы собираются по шаблонам с обязательными полями, поэтому заявление, приказ или другой документ не уйдёт дальше, если в нём не хватает каких-то данных.

Документ находится за несколько секунд

Поиск по номеру, дате, корреспонденту, теме и тексту вложения. Не нужно поднимать папки с полок и обзванивать коллег.

Архив всегда готов к проверке

Номенклатура дел, сроки хранения, описи и акты формируются автоматически. Подготовка к аудиту больше не превращается в аврал.

Зачем нужна цифровизация делопроизводства

Как электронная система учёта документов заменит бумажную канцелярию.

1

Постоянный поток корреспонденции перегружает ответственного сотрудника: документы задерживаются на согласовании, теряются между отделами, а сроки ответа контрагентам нарушаются.

Решение

Вся входящая корреспонденция движется по утверждённому маршруту: статус виден в реальном времени, согласующие получают уведомления, а ответы уходят в срок.

2

Регистрация в бумажных журналах и Excel приводит к дублям номеров, ручным ошибкам в реквизитах и лишним затратам времени на рутинные операции.

Решение

Система присваивает регистрационный номер автоматически, подставляет реквизиты корреспондента из справочника и формирует регистрационную карточку за несколько секунд.

3

Документы хранятся одновременно на бумаге, в локальных папках и разных электронных сервисах — найти нужный экземпляр бывает сложно, а архивные расходы непрерывно растут.

Решение

Все документы собраны в едином электронном архиве с номенклатурой дел, сроками хранения и полнотекстовым поиском — нужный файл находится за считанные секунды.

4

Согласование останавливается, если сотрудник отсутствует в офисе: неясно, у кого документ, и приходится собирать подписи по кабинетам.

Решение

Документ самостоятельно проходит заданный маршрут утверждения, а согласующие и подписанты могут работать с ним с телефона или ноутбука из любой точки.

5

Контроль исполнения поручений строится на личных звонках и переписке: сроки просрачиваются, а руководитель не видит полной картины дисциплины.

Решение

Каждая резолюция превращается в поручение с ответственным, сроком и контролёром. Система напоминает о дедлайнах и формирует сводную отчётность по подразделениям.

6

Обмен документами с контрагентами и госорганами остаётся бумажным: печать, подпись, отправка почтой — процессы растягиваются на дни и недели.

Решение

Электронная подпись и прямой обмен через Контур.Диадок обеспечивают юридическую значимость, а система сама готовит пакет документов для рассылки.

Примеры документов для учета в делопроизводстве

Карточки, журналы и маршруты настраиваются под вашу инструкцию по делопроизводству — без программистов и доработок.

Входящие документы

Письма и запросы контрагентов

Обращения граждан и клиентов

Претензии и требования

Документы от госорганов

Исходящие документы

Деловые письма на бланке организации

Ответы на запросы и обращения

Сопроводительные письма к пакетам документов

Организационно-распорядительные

Приказы по основной деятельности

Распоряжения и указания

Положения, регламенты и инструкции

Внутренние документы

Служебные и докладные записки

Протоколы совещаний и решения

Акты, справки и заявки

Договорные документы

Договоры и дополнительные соглашения

Счета и закрывающие документы

Доверенности

Учётные формы

Журналы регистрации по видам документов

Номенклатура дел со сроками хранения

Описи дел и акты о выделении к уничтожению

Кому помогает система учёта документов

Одно рабочее пространство для службы ДОУ, руководителей и исполнителей.

Делопроизводителю и секретарю

Регистрация входящих и исходящих документов без дублей, автонумерация по журналам, подготовка листов рассылки и списание документов в дело.

Помощнику руководителя

Подготовка документов к рассмотрению, оформление резолюций, контроль сроков и сводка по поручениям для утреннего доклада.

Руководителю

Резолюции и подписание с мобильного устройства, прозрачный статус любого документа и отчёты по исполнительской дисциплине подразделений.

Исполнителю

Все задания собраны в едином списке с приоритетами и сроками, документ сопровождает переписку, а отчёт об исполнении формируется в один клик.

Архивариусу

Номенклатура дел с индексами и сроками хранения, описи, акты выделения к уничтожению и учёт места хранения бумажных оригиналов.

Юристу и службе безопасности

Разграничение прав доступа по видам документов, полный журнал действий и неизменяемая история согласования для проверок и разрешения споров.

Наведите порядок в документах канцелярии, руководителей и исполнителей

Получите бесплатный доступ к демостенду

Получить демо

Возможности системы для делопроизводства

Всё, что нужно службе ДОУ: от регистрации входящего до описи дел и отчётности.

Журналы и автонумерация

Отдельные журналы для входящих, исходящих, приказов и записок. Формат номера, счётчик и период обнуления задаются под вашу инструкцию.

Резолюции руководителя

Руководитель накладывает резолюцию в карточке или с телефона: исполнители, соисполнители, срок и текст поручения.

Контроль сроков

Напоминания до дедлайна, эскалация просрочек и снятие с контроля с отчётом исполнителя.

Номенклатура дел

Индексы, заголовки дел и сроки хранения. Исполненные документы списываются в дело, описи формируются автоматически.

Поиск и реестры

Поиск по реквизитам карточки и тексту вложений, сохранённые подборки и выгрузка реестров в Excel.

Маршруты без программиста

Согласование последовательно, параллельно или по условию — маршрут собирается мышкой в конструкторе.

Права доступа и журнал действий

Доступ по ролям, подразделениям и грифам. Каждое действие с документом фиксируется в истории.

Электронный архив

Единое хранилище с версиями, связями между документами и отметкой о месте хранения бумажного оригинала.

Отчёты по документообороту

Объём регистрации, загрузка подразделений, исполнительская дисциплина — сводки готовятся сами.

Работа со смартфона

Согласование, резолюции и подписание с телефона — руководитель не задерживает документы даже если он в командировке.

Интеграции

Обмен с 1С, юридически значимая отправка через Контур.Диадок и открытый REST API для ваших систем.

Единое пространство служб

Канцелярия, юристы, бухгалтерия и руководители работают с одним документом, а не с копиями по почте.

Настройка под регламенты

Формы карточек, справочники корреспондентов и виды документов меняет администратор из интерфейса.

Истории успеха

Как клиенты автоматизируют делопроизводство

Реальные кейсы внедрения Jet form в государственных и коммерческих организациях

АО «Дорожная служба»

СЭД внедрил один IT-специалист в компании с 1 000 сотрудников

Перешли от бумажного документооборота к электронному согласованию. Исключили потерю документов, ускорили согласование в 2 раза и обработали свыше 3 500 документов за первые три месяца.

X2

быстрее согласование документов

Читать кейс

Автоматизацию документооборота запустил юрист, а не CTO

Внедрили согласование договоров по инициативе юридического отдела. Собрали более 1 000 документов в единой системе с прозрачным контролем статусов, сроков и маршрутов.

1 000+

договоров в единой системе

Читать кейс

Все истории успеха