Заказать звонок
Оставьте свои контакты, и мы вам перезвоним в рабочее время
Как внедрить систему электронного документооборота (СЭД) силами одного IT-специалиста в компании с 1 000 сотрудников: опыт АО «Дорожная служба»
АО «Дорожная служба», г. Орёл (ods57.ru) · Дорожное хозяйство, госпредприятие · Штат ~1 000 сотрудников.
Коротко о кейсе
АО «Дорожная служба» перешло от бумажного документооборота к электронным согласованиям в Jet form. За первые 3 месяца через систему прошло 3 500+ документов, согласование ускорилось в 2 раза, а внедрение выполнил один IT-специалист.
Паспорт проекта
Клиент
АО «Дорожная служба»
Сайт
Отрасль
Дорожное хозяйство,
госпредприятие
госпредприятие
География
Орловская область
Масштаб
~1000 сотрудников, 8 АБЗ,
3 800 км дорог
3 800 км дорог
Пользователи СЭД
100+ сотрудников
аппарата управления и
руководители филиалов
аппарата управления и
руководители филиалов
Задача
Перевод бумажного
документооборота в
цифровой контур
документооборота в
цифровой контур
Решение
Jet form: маршруты
согласования,
электронный архив
согласования,
электронный архив
Результат
3 500+ документов и
×2 ускорение за 3 месяца
×2 ускорение за 3 месяца
—
—
О заказчике
АО «Дорожная служба» — государственное предприятие Орловской области, отвечающее за содержание и ремонт 3 800 км региональных дорог. В структуре компании — восемь асфальтобетонных заводов и разветвлённая филиальная сеть.
Штат — около 1 000 человек, в СЭД Jet form работают 100+ сотрудников аппарата управления и руководители филиалов.
Проблемы внедрения СЭД
Проблема 1
Бумажный документооборот и потеря документов
До внедрения системы весь внутренний документооборот вёлся на бумаге. Согласование служебной записки проходило так: сотрудник относил её в приёмную, приёмная пересылала в нужное подразделение, там руководитель подписывал и отправлял обратно.
Если руководитель уехал на объект — документ просто лежал и ждал своей подписи. Отследить, где и по чьей вине застрял документ, было невозможно — история согласований нигде не фиксировалась.
Если руководитель уехал на объект — документ просто лежал и ждал своей подписи. Отследить, где и по чьей вине застрял документ, было невозможно — история согласований нигде не фиксировалась.
Проблема 2
Неудачное внедрение ЭДО и страх саботажа
Первая попытка перехода на ЭДО через систему СБИС не принесла результатов. Вердикт предыдущего ИТ-специалиста был неутешительным: повторное внедрение бессмысленно из-за неминуемого саботажа сотрудников. В итоге компания вернулась к бумажному формату.
Когда в штат пришёл новый системный администратор Станислав Красов, руководство поставило задачу кратко: «найти подходящее решение и запустить». За простотой скрывались вызовы: отсутствие команды, нулевой бюджет на серверную инфраструктуру и груз прошлых неудач.
Когда в штат пришёл новый системный администратор Станислав Красов, руководство поставило задачу кратко: «найти подходящее решение и запустить». За простотой скрывались вызовы: отсутствие команды, нулевой бюджет на серверную инфраструктуру и груз прошлых неудач.
Мнение эксперта
Александр Смирнов
Основатель Jet form · 20 лет в автоматизации СЭД
При внедрении СЭД важно начинать не с оцифровки всех процессов сразу, а с одного понятного маршрута: служебных записок, заявок или договоров. Так сотрудники быстрее привыкают к системе, а компания получает первые измеримые результаты без перегрузки команды.
Выбор СЭД: почему Jet form?
Станислав самостоятельно изучил рынок и сопоставил три системы: 1С: Документооборот, СБИС и Jet form. С точки зрения базового функционала все системы закрывали одинаковые задачи. На этапе выбора решал не столько функционал, сколько цена входа и скорость запуска.
1С:Документооборот в облаке оказался в разы дороже, а самостоятельное развёртывание на собственном сервере требовало месяцев на закупку и настройку оборудования. Попытка со СБИС не увенчалась успехом. Jet form закрыл ключевые задачи: решение разворачивается в облаке, позволяет одному специалисту провести настройку без дополнительных затрат на услуги интеграторов, а маршруты согласования настраиваются в визуальном конструкторе, полностью исключая необходимость программирования.
Этапы внедрения СЭД
Важно знать
СЭД лучше внедрять постепенно: сначала один массовый процесс, затем более сложные маршруты. Такой подход снижает сопротивление сотрудников и помогает быстрее получить первые результаты.
Зная о результатах предыдущих попыток внедрения, Станислав учёл этот опыт и выбрал итерационную тактику. Вместо радикальных реформ «сверху» он внедрял систему постепенно: один тип документа за другим. Это позволило сотрудникам плавно адаптироваться к изменениям, не воспринимая их как навязанную реформу. Основной принцип настройки был прост: чем меньше ручных операций, тем меньше поводов для саботажа.
1
Этап 1. Служебные записки
Самый массовый тип документов — его проще всего оцифровать. Сотрудник создаёт заявку в Jet form, и система автоматически направляет её руководителю. Приёмная исключена из цепочки согласования. Руководители визируют документы со смартфонов прямо с объектов — работа не останавливается.
2
Этап 2. Приказы, корреспонденция, протокольные поручения
Перешли к более сложным процессам: приказам с многоэтапными маршрутами согласования, входящей и исходящей корреспонденции, реестрам и протокольным поручениям. Каждое действие фиксируется по времени — система мгновенно подсвечивает «узкие места».
3
Этап 3. Договоры с подрядчиками
В планах на 2-й квартал 2026 года — перевести согласование и подписание всех договоров в электронный формат. Для юристов работа станет прозрачной — актуальный статус документа всегда под рукой. Со временем планируется использовать ИИ-модуль для автоматического сравнения версий договоров.
Маршрут согласования служебной записки в Jet form. Каждый тип документа настраивался отдельно в визуальном конструкторе, без программирования. Схему можно перестроить под любой регламент.
“
«Мой подход — максимально автоматизировать процессы, чтобы свести ручную работу к минимуму. Когда у человека меньше рутинных задач, он реже ошибается. Это самый надёжный способ застраховать систему от сбоев, а коллег — от лишних исправлений.»
Результаты внедрения СЭД: согласование
ускорилось в 2 раза
3 500+
документов за первые 3 месяца
×2
быстрее согласование
1
IT-специалист внедрил все процессы
- Саботажа не произошло. Коллектив принял систему не из-за административного давления, а благодаря реальному упрощению рабочих процессов. Более 100 сотрудников аппарата управления теперь ежедневно используют СЭД.
- Документы не теряются. Поиск любого файла занимает считанные секунды. Исключена сама возможность утери документов или оправданий «не получал» и «не видел». За первые три месяца обработано свыше 3 500 документов.
- Участник согласования «в поле» — не проблема. Руководители визируют документы со смартфонов, обеспечивая их мгновенное движение по маршруту.
- Прозрачность и контроль. Система хранит полную историю действий: в любой момент можно проверить, кто, когда и на какой срок задержал документ.
Факт
По данным аналитиков рынка, внедрение СЭД сокращает время согласования документов в среднем на 50−70%, а потери документов — практически до нуля. Кейс А О «Дорожная служба» подтверждает отраслевую статистику: переход с бумажного документооборота на электронный в Jet form ускорил согласование служебных записок, приказов и поручений в 2 раза уже за первые 3 месяца работы.
Было / стало
| БЫЛО | СТАЛО |
|---|---|
| Согласование вёл сотрудник через приёмную, документы передавались на бумаге | Документ создаётся в Jet form и автоматически попадает к нужному руководителю |
| Если руководитель в командировке — документ ждал подписи неделями | Руководители подписывают со смартфона прямо с объекта |
| История согласований нигде не фиксировалась — найти «виновного» невозможно | Полный журнал действий: видно, кто, когда и сколько держал документ |
| Поиск архивного документа занимал часы | Поиск любого файла — за секунды |
Выводы
Предыдущий специалист по внедрению СЭД оказался неправ. Но не потому, что сотрудники оказались сознательнее, чем он думал. А потому, что система была внедрена иначе: не как инструмент контроля, а как инструмент удобства. Люди не почувствовали, что за ними наблюдают — они почувствовали, что работать стало проще.
Jet form в этом кейсе — не просто инструмент автоматизации. Это ответ на конкретный вопрос: как запустить СЭД в организации, где уже была неудача, без команды внедрения, без серверов и без административного давления сверху.
Три месяца. Один специалист. 3 500+ документов. Система работает и развивается дальше.
Источники и подтверждение фактов
Кейс подготовлен на основе реального опыта АО «Дорожная служба». Цитаты, цифры и описание процессов использованы с разрешения компании. Дополнительно использованы внутренние данные команды внедрения Jet form.
Нет. Размер компании не важен — маршруты согласования, контроль сроков и документы в одном месте нужны любой компании. Стоимость решения пропорциональна количеству пользователей.
АО «Дорожная служба» запустила систему за три месяца — один IT-специалист, без опыта в ЭДО, без команды. В небольшой компании на 10 человек внедрение займёт всего пару дней.
В АО «Дорожная служба» этого боялись — саботажа не произошло. Система внедрялась постепенно, и люди приняли её, потому что работать стало удобнее.
Для АО «Дорожная служба» — да, полностью. 1С рассматривали, но отказались из-за стоимости и сложности запуска. Jet form закрыл те же задачи быстрее и дешевле.
Хотите такие же результаты?
Покажем на демо, как Jet form решает ваши задачи: согласование документов, заявки, поручения и электронный архив под процессы вашей компании.
Получить демо
Оставьте заявку и мы подберем удобное время для online-демонстрации сервиса