+7 495 023-54-55
Заказать звонок
Заказать звонок
+7 (495) 023-54-55
  • Главная
    /
  • Кейсы
    /
  • Регистрация и обработка входящей корреспонденции в управляющей компании «Новый город»
Кейс
ЖКХ
Входящая корреспонденция
СЭД

Регистрация и обработка входящей корреспонденции в управляющей компании «Новый город»

УК «Новый город», г. Абакан · Система электронного документооборота Jet form

Александр Смирнов
Опубликовано 25.09.2026
6 мин чтения
Поделиться:
Коротко о кейсе
УК «Новый город» перевела всю работу со входящими запросами и корреспонденцией в Jet form: от регистрации секретарем и распределения руководителем до исполнения, согласования, подписания и закрытия.

Паспорт проекта

Клиент
УК «Новый город», г. Абакан
Отрасль
ЖКХ / управление многоквартирными домами
Пользователи системы
21 сотрудник
Задача
Подобрать СЭД, которую можно быстро внедрить в рамках заданного бюджета и использовать для регистрации и обработки входящих запросов, документов и корреспонденции
Решение
Система электронного документооборота Jet form
Результат
Вся работа со входящими запросами переведена в единый процесс — от регистрации до закрытия

О компании

УК «Новый город» — управляющая компания из Абакана. Учредитель организации — НО «Муниципальный жилищный фонд города Абакана».

В компанию ежедневно поступают обращения жителей, письма государственных органов, документы через ГИС ЖКХ и корреспонденция от других организаций. Каждый входящий документ необходимо зарегистрировать, передать ответственному сотруднику и проконтролировать его обработку и исполнение.

Чтобы организовать эту работу в единой системе и контролировать входящую корреспонденцию на всех этапах, компания выбрала Jet form.

Задача: подобрать СЭД для управляющей компании

В головном офисе МЖФ Абакана уже используется СЭД Directum. Однако для УК «Новый город» решили подобрать отдельное решение, которое лучше соответствовало бы масштабу и задачам управляющей компании.

Перед IT-руководителем стояла задача найти СЭД, которую можно было бы быстро внедрить без сложного проекта и значительных затрат, при этом закрыть основные задачи по регистрации, распределению и контролю входящих документов.

При выборе учитывались:
необходимая функциональность;
скорость внедрения;
бюджет;
стоимость дальнейшего владения системой;
возможность настроить систему под существующий процесс работы с входящими запросами.
В результате для УК «Новый город» выбрали Jet form.
Одним из важных факторов стало то, что система позволила получить необходимую функциональность при существенно меньшей стоимости владения.

Основной процесс: от входящего запроса до закрытия

Основной сценарий работы УК «Новый город» в Jet form — обработка входящих запросов.
Запрос может поступить из разных источников:
от жителей;
государственных органов;
ГИС ЖКХ;
других организаций.
Независимо от источника, дальше он проходит единый маршрут в системе.
1
Регистрация
Поступивший запрос регистрирует секретарь. В системе фиксируется информация о документе и запускается дальнейшая работа с ним.
2
Распределение руководителем
После регистрации запрос поступает руководителю управляющей компании. Руководитель определяет, кто должен заниматься вопросом, и направляет его соответствующему сотруднику. Исполнителем может быть бухгалтер, главный бухгалтер, юрист, начальник участка, экономист, главный инженер или другой профильный специалист. Таким образом, руководитель видит поступившие запросы и самостоятельно распределяет их между ответственными сотрудниками.
3
Работа исполнителя
Получив задачу, сотрудник приступает к работе с запросом непосредственно в Jet form. В системе можно вести дальнейшую работу с документом: обсуждать вопрос, согласовывать подготовленные материалы, организовывать подписание и контролировать выполнение связанных задач.
4
Согласование и подписание
Если для ответа требуется согласование или подписание, соответствующие действия также выполняются в рамках процесса. Все участники понимают, на каком этапе находится запрос и что необходимо сделать дальше.
5
Закрытие
После выполнения необходимых действий запрос закрывается в системе. В результате весь путь документа — от регистрации до завершения работы — остается в едином цифровом контуре.
Нужно организовать обработку входящих документов?
Покажем, как настроить в Jet form регистрацию, распределение и контроль исполнения запросов.
Получить демо

Все входящие запросы — под контролем

Для управляющей компании особенно важно не потерять входящий запрос и вовремя передать его ответственному сотруднику.
Jet form позволяет видеть запрос на каждом этапе его обработки.
Руководитель может контролировать:
какие запросы поступили;
кому они назначены;
кто отвечает за работу;
на каком этапе находится вопрос;
какие действия необходимо выполнить;
какие запросы уже закрыты.
Это позволяет организовать работу не только с самим документом, но и со всем процессом его обработки.
Jet form позволяет видеть запрос на каждом этапе его обработки.
Пример карточки входящего документа в Jet form

Почему выбрали Jet form

Для УК «Новый город» искали отдельную СЭД, которая закрывала бы основную задачу — регистрацию и обработку входящих документов — без сложного и дорогого внедрения корпоративной системы. Jet form подошел по функциональности, срокам запуска и стоимости.
Быстрый запуск
Систему можно было внедрить без длительного проекта и сложной настройки.
Функциональность под задачу
Jet form позволил организовать регистрацию входящих документов, их передачу руководителю, назначение исполнителей и контроль обработки.
Низкая стоимость владения
По сравнению с использованием более дорогого корпоративного решения стоимость дальнейшего владения Jet form для управляющей компании оказалась существенно ниже.
Настройка под реальные процессы
Система позволяет организовать конкретный маршрут обработки входящего запроса: от секретаря через руководителя к профильному исполнителю и далее до завершения работы.

Результат

После внедрения Jet form работа с входящей корреспонденцией стала проходить в единой системе.

Секретарь регистрирует входящий документ и передает его руководителю управляющей компании, а он далее определяет и назначает исполнителя. Дальше в Jet form можно контролировать весь процесс работы с документом: исполнение, согласование, обсуждение, подписание и закрытие.

В результате:
  • входящие документы регистрируются в одном месте;
  • по каждому документу назначен ответственный сотрудник;
  • руководитель видит статус обработки и может контролировать сроки;
  • история работы с документом сохраняется в системе;
  • снижается риск потерять обращение или пропустить срок исполнения.

Что особенно оценили в компании

В УК «Новый город» отмечают, что работать с входящими запросами в Jet form удобно.
Система позволяет не только зарегистрировать документ, но и проследить весь путь его обработки до момента закрытия.

При этом сотрудникам не пришлось перестраивать привычный процесс работы: существующая схема «секретарь → руководитель → исполнитель» была перенесена в цифровой формат.
“
«С Jet form нам стало гораздо удобнее работать со входящими запросами. У нас поступают обращения от жителей, государственных органов, через ГИС ЖКХ и из других источников, и важно, чтобы ни один запрос не потерялся и был вовремя передан ответственному сотруднику. Сейчас секретарь регистрирует запрос в системе, я вижу его и определяю исполнителя — это может быть бухгалтер, юрист, главный инженер, начальник участка или другой специалист. Дальше я могу видеть, как идет работа по запросу, а после выполнения он закрывается в системе. Мне особенно нравится, что все находится под контролем в одном месте. Система понятная и удобная, поэтому переход на электронную работу с запросами для нас прошел очень комфортно»
Алёна Емельянова
Руководитель УК «Новый город», г. Абакан
“
«Перед нами стояла задача подобрать систему электронного документооборота для управляющей компании. В головной организации уже используется Directum, но для управляющей компании мы рассматривали отдельное решение. Для нас было важно найти систему, которая соответствовала бы задачам управляющей компании, быстро внедрялась и при этом была доступна по стоимости. Мы также оценивали не только затраты на запуск, но и стоимость дальнейшего владения системой. В результате выбрали Jet form. Решение подошло нам по функциональности, срокам внедрения и экономике проекта. При этом система позволяет настроить именно те процессы, которые необходимы управляющей компании, без избыточной сложности. Сейчас Jet form используется сотрудниками УК для обработки входящих запросов, их распределения и дальнейшего контроля исполнения»
Алексей Подкопаев
Руководитель IT-департамента МЖФ, г. Абакан

Итоги внедрения

Сегодня Jet form используют 21 сотрудник УК «Новый город»: руководство, бухгалтерия, юридическая служба, экономисты, специалисты производственного блока и другие исполнители.

Входящие документы регистрируются в единой системе и передаются сотруднику, ответственному за соответствующий вопрос. Руководитель может контролировать дальнейшую работу с документом вплоть до его исполнения и закрытия.

Jet form используется в компании как система делопроизводства и учета документов, позволяющая организовать регистрацию входящей корреспонденции, распределение документов между исполнителями и контроль их обработки.

Частые вопросы

Хотите организовать работу с входящими запросами?
Покажем, как Jet form поможет зарегистрировать документы, назначить ответственных и контролировать исполнение.