Кейс

IT-компания

Согласование договоров

Документооборот

Как в IT-компании автоматизацию документооборота запустил юрист, а не CTO: опыт Virtu Systems

Virtu Systems · Разработка ПО для финансового и страхового сектора · Штат ~140 человек

Александр Смирнов

Опубликовано 20.05.2026

Обновлено 28.05.2026

8 мин чтения

СОДЕРЖАНИЕ

О заказчике Проблема Выбор решения Задачи Этапы внедрения Результаты Было / стало Выводы

Нужна консультация?

Покажем Jet form под ваши
процессы за 30 минут.

Получить демо

Коротко о кейсе

Virtu Systems разрабатывает ПО для финансового и страхового сектора и хорошо понимает, как устроены технологические продукты изнутри. К выбору СЭД подошли осознанно: оценивали гибкость маршрутов, no-code настройку и возможность внедрения без постоянного участия IT-команды. Инициатором проекта стал юрист-консультант Дмитрий Коваленко. В результате компания внедрила Jet form, автоматизировала согласование договоров, собрала более 1 000 документов в единой системе и получила прозрачный контроль статусов, сроков и маршрутов.

Паспорт проекта

Клиент

Virtu Systems (группа компаний)

Сайт

virtusystems.ru

Отрасль

Разработка ПО для финансового и страхового сектора

Масштаб

~140 сотрудников

Пользователи

12 на старте, далее масштабирование на всю группу компаний

Задача

Перевести согласование договоров из почты в специализированную систему

Решение

Jet form: маршруты согласования, реестр, архив

Результат

Единый контур согласования для группы компаний, 1 000+ документов в системе, прозрачный контроль статусов и сроков

О заказчике

Virtu Systems — российская IT-компания, разрабатывает программное обеспечение для финансового и страхового сектора. Ключевой продукт — фронт-офисная платформа Jarvis X для страховых компаний, банков и брокеров.

В группу входят несколько подразделений: головная компания, Virtu Fintech и партнёрская структура ЛОИС. Среди клиентов — Ингосстрах, Росгосстрах, Райффайзенбанк. Штат группы компаний — 140 человек.

Инициатор внедрения — Дмитрий Коваленко, юрист-консультант компании. Договорная база компании включает клиентские соглашения, договоры подряда и допсоглашения.

Проблемы

Проблема 1

До 50–60 писем в день по согласованию документов

До внедрения Jet form согласование договоров в Virtu Systems полностью происходило через электронную почту. Пока объём документов был умеренным, такая схема работала. Но по мере роста компании она стала создавать всё больше задержек и повышенную нагрузку на юридический отдел.

Только по вопросам документооборота Дмитрий ежедневно получал до 50–60 писем. Большая часть времени уходила не на юридическую работу, а на просмотр переписки, поиск вложений и проверку актуальной версии. Один договор мог проходить согласование до недели.

Проблема 2

Отсутсвие контроля сроков и статусов

В компании не было инструмента, который показывал бы, где находится документ, кто должен согласовать его следующим и на каком этапе возникла задержка.

Если документ зависал, выяснять причины приходилось вручную — через письма, звонки и личные уточнения. История согласования не фиксировалась в единой системе, а ручное распределение увеличивало риск ошибок.

Проблема 3

Потребность в автоматизации назревала давно, но решение откладывалось

Необходимость автоматизировать процесс понимали давно — некоторые сотрудники работали в компании более десяти лет и всё это время согласовывали документы по почте. Но внедрение откладывалось: нужен был человек, который возьмёт инициативу на себя и доведёт проект до результата. В Virtu Systems им стал юрист-консультант.

Мнение эксперта

Александр Смирнов

Основатель Jet form · 20 лет в автоматизации систем электронного документооборота

В IT-бизнесе внутренние процессы часто остаются не автоматизированными дольше всего — текущие задачи для клиентов всегда в приоритете. Показательно, что в Virtu Systems изменения инициировал юрист, а не технический специалист. Это говорит о том, что боль от неэффективного процесса чувствуют прежде всего те, кто с ним работает ежедневно.

Подробнее об эксперте

Выбор решения

Компания с собственной командой разработки хорошо понимала, что стоит за внешне удобным интерфейсом: насколько гибка архитектура, можно ли без программирования выстроить сложные маршруты согласования и насколько быстро система адаптируется под внутренние регламенты.

Рассматривали несколько альтернатив. Одна отпала из-за перегруженного интерфейса: 20−30 ролей и этапов в виде длинных списков — неудобно для пользователей. Другая — из-за лицензионной политики: стоимость при масштабировании на группу компаний оказалась неоправданно высокой.

Jet form выбрали за гибкую архитектуру и понятную логику настройки: визуальный конструктор маршрутов, no-code настройку, возможность редактировать документы онлайн в Word без выгрузки. IT-команда оценила: система позволяет юристу или финансовому директору самостоятельно выстроить сложный процесс без участия разработчиков. Дополнительным аргументом стал тестовый период — две недели реальной работы в системе до принятия решения.

“

«Самое основное требование к системе — чтобы всё было на единой платформе и возможность отслеживать процесс согласования. Мы к автоматизации согласования документов давно уже шли, разговоры давно велись, но как-то никто не хотел взять за это ответственность.»

Дмитрий Коваленко
Юрист-консультант Virtu Systems

Задачи

1

Согласование договоров

Прозрачный маршрут, статус виден в любой момент, уведомления в системе и на почту.

2

Единый реестр и архив

Все документы в одном месте, быстрый поиск, история согласований.

3

Настройка системы без помощи IT

Маршруты должен настроить юрист или финансовый директор, не разработчик.

4

Масштабирование на всю группу компаний

Внедрение унифицированного процесса согласования для всех подразделений компании.

Как внедряли СЭД

Важно знать

Лучше начинать с пилота на одном подразделении, отладить процессы и только потом масштабировать. Это снижает риски и помогает выявить неточности в маршрутах до того, как они затронут всю компанию.

1

Шаг 1. Запустили пилот и отработали логику маршрутов

Компания осознанно не стала сразу переводить все процессы в новую систему. Сначала Jet form запустили на ограниченном контуре — с участием 12 пользователей. Настройкой занимались юрист и финансовый директор без привлечения разработчиков, опираясь на документацию платформы. Уже на первых согласованиях стали видны неточности в маршрутах. Их быстро скорректировали и подготовили модель к масштабированию.

2

Шаг 2. Настроили маршрут согласования договора

Инициатор создаёт документ и указывает параметры, после чего Jet form автоматически определяет круг согласующих. Руководитель визирует документ первым, затем он проходит последующие этапы согласования, включая юридическую проверку. После завершения определяется формат подписания, а подписанный документ сохраняется в базе. Все действия фиксируются с временными метками.

3

Шаг 3. Масштабировали решение на группу компаний

После отработки пилотного сценария Virtu Systems расширила использование Jet form на группу компаний. Система стала единым контуром для согласования договоров, хранения документов и контроля статусов. Параллельно компания развивает следующий этап: интеграцию с сервисами электронного подписания и автоматизацию работы с архивом.

Нужна помощь с автоматизацией документооборота?

Покажем, как в Jet form настроить согласование договоров, реестр и архив под процессы вашей компании.

Получить демо

Результаты

После внедрения системы электронного документооборота Virtu Systems получила управляемый процесс согласования договоров на уровне всей группы компаний. Автоматизация позволила отказаться от разрозненной переписки, сделать статусы и сроки прозрачными, а хранение договоров — централизованным.

1 000+

документов в системе

12

пользователей на пилоте

~30

пользователей после масштабирования

Документы перестали теряться в переписке. Каждый документ находится в едином контуре — со статусом, маршрутом и историей согласования.
Единый процесс для группы компаний. Согласование договоров больше не зависит от разрозненной переписки и ручной координации.
Полный контроль маршрута согласования. На каждом этапе видно, где находится документ, кто отвечает за следующий шаг и где возникла задержка.
Настройка без разработчиков. Маршруты выстроили юрист и финансовый директор самостоятельно, по документации платформы.

Факт

Бессистемное согласование договоров — это не только потеря времени. Задержка подписания из-за потерянного письма или забытого согласующего может сорвать сделку, нарушить сроки исполнения обязательств или создать юридические риски для компании. Чем сложнее структура бизнеса и больше контрагентов — тем выше цена каждой такой ошибки.

Было / стало

Как изменился процесс согласования договоров после внедрения Jet form.

Было / стало: как изменился процесс согласования закупок после внедрения Jet form
БЫЛО	СТАЛО
До 50–60 писем в день по документообороту	Единый процесс согласования в Jet form
Письма терялись, ответы задерживались	Статус документа и следующий шаг видны всем участникам
Согласование одного договора — до недели	Процесс прозрачен, узкие места видны сразу
История согласований не фиксировалась	Все действия сохраняются в системе с временными метками
Поиск нужного договора занимал много времени	Документы хранятся в едином реестре и быстро находятся по нужным параметрам

Выводы

Этот кейс показывает: даже технологически зрелые компании могут годами откладывать автоматизацию внутренних процессов, если у проекта нет владельца, готового довести изменения до результата.

В Virtu Systems таким человеком стал юрист-консультант компании. Он инициировал проект, помог выбрать платформу, настроить маршруты и запустить внедрение. В результате компания перевела согласование договоров из почты в систему, масштабировала решение на группу компаний и получила прозрачный, управляемый процесс с единым архивом и понятной логикой работы для всех участников.

Jet form в этом кейсе — не просто инструмент автоматизации документооборота. Это платформа, которую IT-компания выбрала осознанно, исходя не только из интерфейса, но и из архитектуры, гибкости и возможности самостоятельно развивать процесс без постоянной зависимости от разработчиков.

Что дальше

Virtu Systems планирует более глубоко погрузиться в возможности модуля ИИ для работы с договорами и первичной оценки по чек-листу документов.
Модуль ИИ Jet form позволяет анализировать, сравнивать и распознавать документы со скоростью и точностью, которые раньше были недостижимы при ручной работе. Среди ключевых возможностей, которые компания планирует задействовать:

Автоматический импорт документов. Извлечение ключевых данных — контрагент, номер, дата, сумма, ИНН и другие атрибуты. Импорт 100 документов занимает до 10 минут.
Мгновенное сравнение версий документов. Сверка двух версий документа с наглядным отчётом об отличиях — до 10 секунд на сравнение.
Итоговая сводка по договору. За 10 секунд ИИ формирует краткий отчёт на одну страницу с ключевыми параметрами: стороны, предмет, сумма, сроки и ответственность — вместо ручного изучения многостраничного документа.
Проверка договора по чек-листу. ИИ сопоставляет текст с настраиваемым чек-листом (обязательные разделы, запретные формулировки, пороговые значения) и формирует структурированный отчёт с классификацией рисков (высокая/средняя/низкая), цитатами и рекомендациями по правкам.
Регистрация входящей корреспонденции. Автоматическая регистрация входящих писем и импорт архива документов в единый контур.

Источники и подтверждение фактов

Кейс подготовлен на основе интервью с представителем Virtu Systems. Цитаты, цифры и описание процессов использованы с разрешения компании.

Хотите такие же результаты?

Покажем на демо, как Jet form решает ваши задачи: согласование заявок и договоров, контроль статусов и связанные документы под процессы вашей компании.

[{"lid":"6218439374111","ls":"10","loff":"","li_parent_id":"","li_type":"nm","li_ph":"\u041a\u0430\u043a \u043a \u0432\u0430\u043c \u043e\u0431\u0440\u0430\u0449\u0430\u0442\u044c\u0441\u044f","li_title":"\u0418\u043c\u044f","li_inputinrow":"y","li_nm":"Name"},{"lid":"4218439374110","ls":"20","loff":"","li_parent_id":"","li_type":"in","li_ph":"\u041d\u0430\u0437\u0432\u0430\u043d\u0438\u0435 \u043a\u043e\u043c\u043f\u0430\u043d\u0438\u0438","li_title":"\u041a\u043e\u043c\u043f\u0430\u043d\u0438\u044f","li_nm":"\u041a\u043e\u043c\u043f\u0430\u043d\u0438\u044f"},{"lid":"1778885944389","ls":"30","loff":"","li_parent_id":"","li_type":"em","li_ph":"you@company.ru","li_title":"\u0420\u0430\u0431\u043e\u0447\u0430\u044f \u043f\u043e\u0447\u0442\u0430","li_inputinrow":"y","li_nm":"Email"},{"lid":"9218439374112","ls":"40","loff":"","li_parent_id":"","li_type":"ph","li_ph":"Phone","li_title":"\u0422\u0435\u043b\u0435\u0444\u043e\u043d","li_masktype":"a","li_maskcountry":"RU","li_req":"y","li_nm":"Phone"},{"lid":"1779260682949","ls":"50","loff":"","li_parent_id":"","li_type":"rd","li_title":"\u0421\u043a\u043e\u043b\u044c\u043a\u043e \u0447\u0435\u043b\u043e\u0432\u0435\u043a \u0440\u0430\u0431\u043e\u0442\u0430\u0435\u0442 \u0432 \u043a\u043e\u043c\u043f\u0430\u043d\u0438\u0438?","li_variants":"\u0434\u043e 10\n20-50\n50-100\n100-200\n\u0431\u043e\u043b\u0435\u0435 200","li_radcb":"rb","li_radioposition":"hor","li_nm":"\u0421\u043a\u043e\u043b\u044c\u043a\u043e \u0447\u0435\u043b\u043e\u0432\u0435\u043a \u0440\u0430\u0431\u043e\u0442\u0430\u0435\u0442 \u0432 \u043a\u043e\u043c\u043f\u0430\u043d\u0438\u0438?"},{"lid":"1779196770787","ls":"60","loff":"","li_parent_id":"","li_type":"cb","li_label":"\u042f \u0434\u0430\u044e <a href=\"https:\/\/jet-form.ru\/soglasie\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">\u0441\u043e\u0433\u043b\u0430\u0441\u0438\u0435<\/a> \u043d\u0430 \u043e\u0431\u0440\u0430\u0431\u043e\u0442\u043a\u0443 \u043f\u0435\u0440\u0441\u043e\u043d\u0430\u043b\u044c\u043d\u044b\u0445 \u0434\u0430\u043d\u043d\u044b\u0445 \u0438 \u0441\u043e\u0433\u043b\u0430\u0448\u0430\u044e\u0441\u044c \u0441 <a href=\"https:\/\/jet-form.ru\/privacy\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">\u041f\u043e\u043b\u0438\u0442\u0438\u043a\u043e\u0439 \u043a\u043e\u043d\u0444\u0438\u0434\u0435\u043d\u0446\u0438\u0430\u043b\u044c\u043d\u043e\u0441\u0442\u0438<\/a>","li_req":"y","li_nm":"Checkbox"},{"lid":"1779260747832","ls":"70","loff":"","li_parent_id":"","li_type":"cb","li_label":"\u042f \u0434\u0430\u044e <a href=\"https:\/\/jet-form.ru\/soglasie-advertising\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">\u0441\u043e\u0433\u043b\u0430\u0441\u0438\u0435<\/a> \u043d\u0430 \u043f\u043e\u043b\u0443\u0447\u0435\u043d\u0438\u0435 \u0440\u0430\u0441\u0441\u044b\u043b\u043a\u0438 \u0438 \u0440\u0435\u043a\u043b\u0430\u043c\u043d\u044b\u0445 \u043c\u0430\u0442\u0435\u0440\u0438\u0430\u043b\u043e\u0432","li_nm":"Checkbox_2"}]