+7 495 023-54-55
Заказать звонок
Заказать звонок
+7 (495) 023-54-55
Кейс
IT-компания
Согласование договоров
Документооборот

Как юрист Virtu Systems запустил электронное согласование договоров в Jet form

Virtu Systems · Разработка ПО для финансового и страхового сектора · Штат ~140 человек

Александр Смирнов
Опубликовано 20.05.2026
Обновлено 09.06.2026
8 мин чтения
Поделиться:
СОДЕРЖАНИЕ
О заказчике Проблема Выбор решения Задачи Этапы внедрения Результаты Было / стало Выводы
Нужна консультация?
Покажем Jet form под ваши
процессы за 30 минут.
Получить демо
Коротко о кейсе
Virtu Systems разрабатывает ПО для финансового и страхового сектора и хорошо понимает, как устроены технологические продукты изнутри. Когда согласование договоров в компании стало тормозить работу юридического отдела, инициатором внедрения выступил юрист-консультант Дмитрий Коваленко, а не CTO. В Jet form компания настроила маршруты, собрала реестр договоров компании на 1 000+ документов и получила контроль статусов документов, сроков и этапов согласования.

Паспорт проекта

Клиент
Virtu Systems (группа компаний)
Сайт
virtusystems.ru
Отрасль
Разработка ПО для финансового и страхового сектора
Масштаб
~140 сотрудников
Пользователи
12 на старте, далее масштабирование на всю группу компаний
Задача
Перевести согласование договоров из почты в специализированную систему
Решение
Jet form: маршруты согласования, единый реестр документов компании и электронный архив договоров
Результат
Документооборот для группы компаний в едином контуре, 1 000+ документов в системе, прозрачный контроль статусов и сроков

О заказчике

Virtu Systems – российская IT-компания, которая разрабатывает программное обеспечение для финансового и страхового сектора. Ключевой продукт - фронт-офисная платформа Jarvis X для страховых компаний, банков и брокеров.

В группу входят несколько компаний, включая CommCloud и Virtu Fintech. Среди клиентов – Ингосстрах, Росгосстрах и Райффайзенбанк. Штат группы компаний – около 140 человек.

Инициатором внедрения стал Дмитрий Коваленко, юрист-консультант Virtu Systems. Для него автоматизация юридического документооборота была практической задачей: договорная база включала клиентские соглашения, договоры подряда и дополнительные соглашения, а согласование этих документов по почте создавало лишнюю нагрузку.

Проблемы

Проблема 1
До 50–60 писем в день по согласованию договоров
До внедрения Jet form согласование договоров в Virtu Systems полностью происходило через электронную почту. Пока объем документов был умеренным, такая схема работала. Но по мере роста группы компаний она стала создавать задержки и увеличивать нагрузку на юридический отдел.

Только по вопросам документооборота Дмитрий ежедневно получал до 50-60 писем. Большая часть времени уходила не на юридическую работу, а на просмотр переписки, поиск вложений и проверку актуальной версии договора. В отдельных случаях согласование одного договора занимало до недели.
Проблема 2
Отсутствие контроля сроков и статусов
В компании не было инструмента, который показывал бы, где находится документ, кто должен согласовать его следующим и на каком этапе возникла задержка.

Если документ зависал, выяснять причины приходилось вручную — через письма, звонки и личные уточнения. История согласования не фиксировалась в единой системе, а ручное распределение увеличивало риск ошибок.
Проблема 3
Потребность в автоматизации назревала давно, но решение откладывалось
Необходимость автоматизировать процесс понимали давно — некоторые сотрудники работали в компании более десяти лет и всё это время согласовывали документы по почте. Но внедрение откладывалось: нужен был человек, который возьмёт инициативу на себя и доведёт проект до результата. В Virtu Systems им стал юрист-консультант.
Мнение эксперта
Александр Смирнов
Основатель Jet form · 20 лет в автоматизации систем электронного документооборота
В IT-бизнесе внутренние процессы часто остаются не автоматизированными дольше всего — текущие задачи для клиентов всегда в приоритете. Показательно, что в Virtu Systems изменения инициировал юрист, а не технический специалист. Это говорит о том, что боль от неэффективного процесса чувствуют прежде всего те, кто с ним работает ежедневно.
Подробнее об эксперте

В IT-бизнесе внутренние процессы часто остаются не автоматизированными дольше всего - текущие задачи для клиентов всегда в приоритете. Показательно, что в Virtu Systems изменения инициировал юрист, а не технический специалист. Это говорит о том, что боль от неэффективного процесса чувствуют прежде всего те, кто с ним работает ежедневно.

Выбор решения

Компания с собственной командой разработки хорошо понимала, что стоит за внешне удобным интерфейсом: насколько гибка архитектура, можно ли без программирования выстроить сложные маршруты согласования и насколько быстро система адаптируется под внутренние регламенты.

Рассматривали несколько альтернатив. Одна отпала из-за перегруженного интерфейса: 20−30 ролей и этапов в виде длинных списков — неудобно для пользователей. Другая — из-за лицензионной политики: стоимость при масштабировании на группу компаний оказалась неоправданно высокой.

Jet form выбрали за гибкую архитектуру и понятную логику настройки: визуальный конструктор маршрутов, no-code настройку, возможность редактировать документы онлайн в Word без выгрузки. IT-команда оценила: система позволяет юристу или финансовому директору самостоятельно выстроить сложный процесс без участия разработчиков. Дополнительным аргументом стал тестовый период — две недели реальной работы в системе до принятия решения.

Маршрут согласования служебной записки в СЭД Jet form — визуальный конструктор бизнес-процессов
Интерфейс платформы Jet form — просмотр договора оказания услуг с визуальной схемой процесса согласования и текстом документа
“
«Самое основное требование к системе — чтобы всё было на единой платформе и возможность отслеживать процесс согласования. Мы к автоматизации согласования документов давно уже шли, разговоры давно велись, но как-то никто не хотел взять за это ответственность.»
Дмитрий Коваленко
Юрист-консультант Virtu Systems

Задачи

1
Настроить согласование договоров
Собрать процесс в прозрачный маршрут: статус виден в любой момент, участники получают уведомления в системе и на почту.
2
Организовать хранение договоров в электронном виде
Собрать документы в одном месте, настроить быстрый поиск, историю согласований и доступ к архиву.
3
Настроить систему без помощи IT
Маршруты должен был настроить юрист или финансовый директор, а не разработчик.
4
Масштабировать процесс на группу компаний
Запустить унифицированный порядок согласования для нескольких компаний внутри группы.

Как внедряли СЭД

Важно знать
Лучше начинать с пилота на одном подразделении, отладить процессы и только потом масштабировать. Это снижает риски и помогает выявить неточности в маршрутах до того, как они затронут всю компанию.
1
Шаг 1. Запустили пилот на ограниченном контуре
Компания осознанно не стала сразу переводить все процессы в новую систему. Сначала Jet form запустили на 12 пользователей. Настройкой занимались юрист и финансовый директор без привлечения разработчиков, опираясь на документацию платформы. Уже на первых согласованиях стали видны неточности в маршрутах. Их быстро скорректировали и подготовили модель к масштабированию.
2
Шаг 2. Настроили маршрут согласования договора
Инициатор создает документ и указывает параметры, после чего Jet form автоматически определяет круг согласующих. Руководитель визирует документ первым, затем договор проходит следующие этапы, включая юридическую проверку. После завершения определяется формат подписания, а подписанный документ сохраняется в базе. Все действия фиксируются с временными метками.
3
Шаг 3. Масштабировали решение на группу компаний
После отработки пилотного сценария Virtu Systems расширила использование Jet form на группу компаний. Система стала единым контуром для согласования договоров, хранения документов и контроля статусов. Параллельно компания развивает следующий этап: интеграцию с сервисами электронного подписания и автоматизацию работы с архивом.
Нужна помощь с автоматизацией документооборота?
Покажем, как в Jet form настроить согласование договоров, реестр и архив под процессы вашей компании.
Получить демо

Результаты

Электронное согласование договоров в Jet form помогло Virtu Systems отказаться от разрозненной переписки и собрать процесс на уровне группы компаний. Документы стали проходить по понятному маршруту, а статусы, сроки и ответственные стали видны участникам процесса.

1 000+
документов в системе
12
пользователей на пилоте
~30
пользователей после масштабирования
  • Документы перестали теряться в почте. Каждый договор находится в едином контуре: со статусом, маршрутом, историей согласования и временными метками.
  • Согласование стало единым для группы компаний. После пилота на 12 пользователей Virtu Systems масштабировала процесс примерно на 30 участников и получила общую модель работы с договорами.
  • Маршрут стал прозрачным. На каждом этапе видно, где находится документ, кто отвечает за следующий шаг и где возникла задержка.
  • Настройка осталась на стороне бизнеса. Юрист и финансовый директор смогли выстроить маршруты самостоятельно, без постоянного участия разработчиков.
Факт
Бессистемное согласование договоров — это не только потеря времени. Задержка подписания из-за потерянного письма или забытого согласующего может сорвать сделку, нарушить сроки исполнения обязательств или создать юридические риски для компании. Чем сложнее структура бизнеса и больше контрагентов — тем выше цена каждой такой ошибки.

Было / стало

Как изменился процесс согласования договоров после внедрения Jet form.

Было / стало: как изменился процесс согласования договоров после внедрения Jet form
БЫЛО СТАЛО
До 50–60 писем в день по документообороту Согласование проходит в Jet form
Письма терялись, ответы задерживались Статус, следующий шаг и ответственный видны участникам
Согласование одного договора — до недели Процесс прозрачен, узкие места видны сразу
История согласований не фиксировалась Все действия сохраняются в системе с временными метками
Поиск нужного договора занимал много времени Документы хранятся в едином реестре и быстро находятся по нужным параметрам

Выводы

Кейс Virtu Systems показывает: даже технологически зрелая IT-компания может годами откладывать автоматизацию внутренних процессов, если у проекта нет владельца, готового довести изменения до результата.

В Virtu Systems таким владельцем стал юрист-консультант. Он ежедневно работал с договорами, видел нагрузку от почтовой переписки и смог сформулировать практические требования к системе: понятные маршруты, видимые статусы, контроль сроков, единый архив и возможность настройки без постоянного участия разработчиков.

В результате компания перевела согласование договоров из почты в Jet form, масштабировала процесс на группу компаний и получила управляемую модель работы с документами. Для Virtu Systems Jet form стал не просто заменой электронной почты, а платформой, которую можно развивать дальше: от маршрутов и архива до ИИ-инструментов для анализа договоров.

Что дальше

Следующий этап для Virtu Systems - более глубокое использование ИИ-модуля Jet form для работы с договорами. Компания планирует задействовать ИИ для проверки договоров, первичной оценки документов и анализа условий по заданным правилам. Такой сценарий важен там, где нужно быстро понять содержание документа, проверить риски и не пропустить изменения в ключевых условиях.

  • Автоматический импорт документов. ИИ-модуль может извлекать из документов ключевые данные: контрагента, номер, дату, сумму, ИНН и другие атрибуты. Это помогает быстрее переносить архив в систему и готовить документы к дальнейшей обработке.
  • Сравнение версий договора автоматически. Система может сопоставлять две версии документа и показывать отличия в наглядном отчете. Такой сценарий полезен при работе с правками от контрагентов, когда важно быстро увидеть, что изменилось в тексте.
  • Анализ договора с помощью ИИ. ИИ формирует краткую сводку по договору: стороны, предмет, сумму, сроки, ответственность и другие ключевые параметры. Это помогает быстрее получить общее понимание документа перед согласованием или юридической проверкой.
  • Проверка договора по чек-листу. ИИ сопоставляет текст договора с настраиваемым чек-листом и формирует структурированный отчет по рискам. В отчете можно видеть проблемные места, уровень риска и рекомендации по правкам.
  • Регистрация входящей корреспонденции. ИИ-модуль также может использоваться для автоматической регистрации входящих писем и импорта архива документов в единый контур Jet form.
Источники и подтверждение фактов
Кейс подготовлен на основе интервью с представителем Virtu Systems. Цитаты, цифры и описание процессов использованы с разрешения компании.

Часто задаваемые вопросы

Хотите такие же результаты?
Покажем на демо, как Jet form решает ваши задачи: согласование заявок и договоров, контроль статусов и связанные документы под процессы вашей компании.