Заказать звонок
Оставьте свои контакты, и мы вам перезвоним в рабочее время
Как Sellematics объединила согласование документов и автозаполнение в Jet form
Sellematics · e-commerce аналитика и исследования · Команда 100+ специалистов
Александр Смирнов
Опубликовано 12.12.2025
Обновлено 08.05.2026
5 мин чтения
Поделиться:
Коротко о кейсе
Sellematics — быстрорастущая IT-компания в сфере e-commerce аналитики и исследований. По мере роста команды согласование документов стало операционным узким местом: обсуждения шли в чатах, письмах и личных сообщениях, а статусы терялись. Jet form помог настроить электронное согласование документов и автоматическое заполнение договоров в одной системе — работа с документами ускорилась в 3 раза, а процесс перешел из хаотичных коммуникаций в управляемый контур.
Паспорт проекта
Клиент
Sellematics
Сайт
Отрасль
IT / e-commerce аналитика и исследования
Масштаб
100+ специалистов
Пользователи
Руководители, юрист, главный бухгалтер и другие участники согласования
Задача
Централизованное согласование документов и автоматизация заполнения типовых шаблонов
Решение
Jet form: маршруты согласования, шаблоны, теги, справочники, автозаполнение документов
Результат
Согласование документов ускорено в 3 раза
О заказчике
Sellematics — IT-компания, специализирующаяся на e-commerce аналитике и исследованиях. Команда из более чем 100 специалистов помогает бизнесу принимать обоснованные решения, оптимизировать стратегии продаж и масштабироваться в быстро меняющейся среде онлайн-торговли.
Для такой компании скорость внутренних процессов критична не меньше, чем качество клиентского сервиса. По мере роста объема кадровых, клиентских, партнерских и внутренних документов согласование документов в компании стало управленческим приоритетом: процесс нужно было собрать в понятный маршрут, а статусы — сделать видимыми для участников.
Проблемы внедрения СЭД
Проблема 1
Статус согласования документа терялся в чатах и письмах
По мере роста компании хаотичный порядок согласования начал тормозить работу. Обсуждения шли сразу в нескольких каналах — по email, в рабочих чатах и личных сообщениях. Из-за этого терялись договоренности, разрывалась единая история обсуждения, а участникам приходилось постоянно переключаться между каналами.
Чтобы согласовать один документ, нужно было не только принять решение, но и вручную собрать вокруг него всех участников процесса. В быстрорастущей компании такой подход начинает замедлять масштабирование.
Чтобы согласовать один документ, нужно было не только принять решение, но и вручную собрать вокруг него всех участников процесса. В быстрорастущей компании такой подход начинает замедлять масштабирование.
Проблема 2
Типовые документы заполнялись вручную
Повторяющиеся договоры, кадровые шаблоны и документы с постоянными реквизитами требовали ручного заполнения, а значит — времени, внимания и дополнительного контроля.
Когда объем документов растет, даже небольшая ручная операция превращается в часы потерянного времени. Поэтому компании было важно не просто ускорить согласование, а настроить автоматическое заполнение договоров и типовых шаблонов.
Когда объем документов растет, даже небольшая ручная операция превращается в часы потерянного времени. Поэтому компании было важно не просто ускорить согласование, а настроить автоматическое заполнение договоров и типовых шаблонов.
Проблема 3
Нужна была замена двух систем одной платформой
На старте Sellematics искала инструмент прежде всего для согласования документов. Но в процессе выбора стало понятно: если отдельно внедрять сервис согласования и отдельно сервис автозаполнения шаблонов, проект становится сложнее и дороже.
Компания около месяца тестировала альтернативный сервис для автозаполнения документов, но его стоимость была заметно выше, особенно с учетом годовой модели оплаты. Задача свелась к поиску единой платформы, которая закроет оба сценария сразу.
Компания около месяца тестировала альтернативный сервис для автозаполнения документов, но его стоимость была заметно выше, особенно с учетом годовой модели оплаты. Задача свелась к поиску единой платформы, которая закроет оба сценария сразу.
Мнение эксперта
Александр Смирнов
Основатель Jet form · 20 лет в автоматизации систем электронного документооборота
В быстрорастущих IT-компаниях узким местом становится не сам документ, а количество ручных действий вокруг него. Если согласование живёт в чатах, а заполнение шаблонов — в отдельных файлах и таблицах, команда начинает тратить время не на рост бизнеса, а на обслуживание процесса. В таких случаях выигрывает не тот, кто внедряет больше инструментов, а тот, кто собирает процесс в одну рабочую систему.
Задачи проекта
1
Настроить единый маршрут согласования документов
Перевести согласование в один сервис с участием нескольких ролей: руководителей, юриста, главного бухгалтера и других согласующих — без разрозненных переписок.
2
Внедрить автозаполнение шаблонов документов
Автоматизировать подготовку кадровых шаблонов, типовых договоров и документов для массовых услуг с повторяющимися реквизитами.
3
Сократить расходы на инструменты
Заменить отдельный сервис согласования и отдельный сервис автозаполнения одной платформой.
Почему выбрали Jet form
Изначально Sellematics искала инструмент для согласования документов. Но во время демонстрации Jet form команда увидела, что платформа закрывает не только маршруты согласования, но и подготовку документов за счет тегов, шаблонов и справочников.
Отдельно для компании была важна автоподстановка реквизитов в документы: Jet form позволял подтягивать данные клиентов, контрагентов, поставщиков и партнеров как из справочника юридических лиц DaData, с которым уже была готовая интеграция, так и из внутренних справочников, созданных в системе.
Ключевым фактором выбора стало соотношение цены и ценности: Jet form закрывал две стратегически важные задачи — централизованное согласование и автоматизированное заполнение документов — в одном контуре. Для Sellematics это означало, что один продукт может заменить сразу два класса решений.
Решение задач
Важно знать
Связка «маршруты согласования + автозаполнение шаблонов» в одном продукте закрывает сразу два класса задач — операционных и юридических — и устраняет необходимость покупать две отдельные системы.
1
Маршруты согласования
В Jet form настроили последовательные маршруты с участием ключевых ролей: руководителей, юриста, главного бухгалтера и других согласующих. Согласование документов онлайн стало проходить в едином контуре: участники видят статус документа, этап, ответственного и дальнейшие действия.
2
Связи документов
Документы стали связывать друг с другом внутри системы. Например, к основному договору можно привязать дополнительные соглашения, акты и счета, а Jet form отобразит их на вкладке «Связи». Это ускоряет поиск полного комплекта по договору и снижает риск работать с разрозненными файлами.
3
Шаблоны и теги с автозаполнением
Для кадровых документов и типовых клиентских договоров создали единые шаблоны. Данные клиентов, контрагентов, поставщиков и партнеров теперь подставляются автоматически из справочника юридических лиц с помощью встроенной интеграции с DaData и внутренних справочников, созданных в Jet form.
Инструмент автоподстановки по плейсхолдерам. Шаблоны автоматически заполняются актуальными данными из карточки и справочников — это сокращает время подготовки документов и исключает ошибки ручного ввода.
“
«Мы искали решение, чтобы навести порядок в согласованиях документов — сконцентрировать всё в одном месте, уйти от бесконечных обсуждений в разрозненных чатах и потерянных переписок. Параллельно рассматривали отдельный и гораздо более дорогой сервис для автозаполнения документов. Но Jet form нас приятно удивил: он не только идеально подошёл для централизации согласований всей документации, но и предложил инструмент автозаполнения для любых видов шаблонов — решив обе наши задачи значительно дешевле. Это стало решающим фактором при выборе системы.»
Результаты: согласование стало в 3 раза быстрее
x3
быстрее работа с документами
1
инструмент вместо двух систем
100+
специалистов в едином контуре
- Электронное согласование документов в Jet form ускорило работу с документами в 3 раза. Процесс перестал быть тормозом для операционной работы и роста компании.
- Согласования вышли из чатов, писем и личных сообщений в управляемый маршрут. Участники видят статус документа, этап согласования и ответственного, поэтому договоренности не теряются в переписке.
- Один инструмент заменил два сценария. Jet form закрыл и задачу согласования, и задачу автозаполнения типовых документов — без покупки и поддержки двух отдельных решений.
- Ручной работы стало меньше. Данные клиентов, контрагентов, поставщиков и партнеров подтягиваются автоматически из DaData и внутренних справочников.
- Процесс стал лучше масштабироваться вместе с бизнесом. Вместо неформального документооборота компания Sellematics получила системную модель, которую можно развивать по мере роста команды.
Факт
Для быстрорастущей IT-компании проблема согласования документов редко начинается с самих документов. Обычно она начинается с коммуникаций: чем больше участников, каналов и повторяющихся операций, тем выше стоимость каждого согласования. Если процесс не собрать в систему вовремя, он начинает замедлять не бэк-офис, а рост бизнеса в целом.
Было / стало
| БЫЛО | СТАЛО |
|---|---|
| Согласования шли в чатах, почте и личных сообщениях | Документы проходят по единому маршруту в Jet form исключая работу в сторонних приложениях |
| Решения и статусы терялись в переписках | Участники видят статус, этап согласования и ответственного |
| Типовые договоры заполнялись вручную | Реквизиты (данные из ЕГРЮЛ) подставляются автоматически из DaData и внутренних справочников |
| Для согласования и автозаполнения нужны были две системы | Одна платформа закрывает оба сценария |
| Поиск связанных документов занимал время | Договор, акты, счета и дополнительные соглашения собраны на одной вкладке |
Выводы
Кейс Sellematics показывает типичную проблему быстрорастущего IT-бизнеса: внутренние процессы могут долго казаться рабочими, пока рост команды не превращает их в системную преграду. Неформальные согласования в чатах и письмах сначала справлялись с нагрузкой, но со временем стали отнимать слишком много времени и внимания.
Сильная сторона проекта в том, что компания не стала автоматизировать процесс по частям. Операционная автоматизация процессов в IT-компании сработала эффективнее, когда согласование, шаблоны, справочники и автозаполнение собрали в одной платформе Jet form.
В результате Sellematics получила управляемый контур работы с документами: согласование ускорилось в 3 раза, ручных действий стало меньше, а один инструмент заменил два отдельных решения.
Источники и подтверждение фактов
Кейс подготовлен на основе реального опыта IT-компании Sellematics. Цитаты, цифры и описание процессов использованы с разрешения компании. Дополнительно использованы внутренние данные команды внедрения Jet form.
Частые вопросы
Нет. В кейсе Sellematics платформа использовалась не только для маршрутов согласования, но и для автоматического заполнения типовых документов за счет шаблонов, тегов и справочников. Это позволило закрыть два сценария в одной системе.
Для этого в Jet form создают шаблон документа и настраивают поля, в которые автоматически подставляются данные из карточки, DaData или внутренних справочников. Такой сценарий подходит для договоров, кадровых шаблонов и документов с повторяющимися реквизитами.
Да. В кейсе Sellematics использовалась готовая интеграция с DaData, а также внутренние справочники, созданные в Jet form. Это помогает не вводить реквизиты вручную и снижает риск ошибок при подготовке документов.
Так проще и дешевле в эксплуатации: не нужно отдельно внедрять и поддерживать сервис согласования и отдельный инструмент для автозаполнения документов. В Sellematics один контур закрыл маршруты, статусы, шаблоны, справочники и связанные документы.
Для кадровых шаблонов, типовых договоров, документов массовых услуг и других форм с повторяющимися реквизитами. Особенно полезен такой подход там, где документ должен не только заполняться по шаблону, но и проходить понятный маршрут согласования.
Хотите такие же результаты?
Покажем на демо, как Jet form работает для IT-компаний — настройка под ваши процессы без серверов и подрядчиков
Получить демо
Оставьте заявку и мы подберем удобное время для online-демонстрации сервиса