Заказать звонок
Оставьте свои контакты, и мы вам перезвоним в рабочее время
Коротко о кейсе
Sellematics — быстрорастущая IT-компания, помогающая бизнесу принимать решения на основе e-commerce аналитики. По мере роста команды согласование документов стало операционным узким местом: обсуждения шли в чатах, письмах и личных сообщениях, статусы терялись. Внедрение Jet form позволило централизовать согласование и автоматизировать заполнение типовых шаблонов — работа с документами ускорилась в 3 раза, а процесс перешёл из хаотичных коммуникаций в управляемый контур. О том, почему в итоге решили остановиться на Jet form рассказала Галина Крючкова, операционный директор компании Sellematics.
Паспорт проекта
Клиент
Sellematics
Сайт
Отрасль
IT / e-commerce аналитика и исследования
Масштаб
100+ специалистов
Пользователи
Руководители, юрист, главный бухгалтер и другие участники согласования
Задача
Централизовать согласование документов и автоматизировать заполнение типовых шаблонов
Решение
Jet form: маршруты согласования, шаблоны, теги, справочники, автозаполнение документов
Результат
Согласование документов ускорено в 3 раза
О заказчике
Sellematics — IT-компания, специализирующаяся на e-commerce аналитике и исследованиях. Команда из более чем 100 специалистов помогает бизнесу принимать обоснованные решения, оптимизировать стратегии продаж и масштабироваться в быстро меняющейся среде онлайн-торговли.
Для такой компании скорость внутренних процессов критична не меньше, чем качество клиентского сервиса. Поэтому рост объёма кадровых, клиентских, партнёрских и внутренних документов закономерно вывел тему согласования в число управленческих приоритетов.
Проблемы внедрения СЭД
Проблема 1
Согласование шло в чатах, письмах и личных сообщениях
По мере роста компании нерегламентированный порядок согласования документов начал тормозить работу. Обсуждения шли сразу в нескольких каналах — по email, в рабочих чатах и в личных сообщениях. Это приводило к потере договорённостей, разрыву единой истории обсуждения и постоянным переключениям между каналами.
Чтобы согласовать один документ, нужно было не только принять решение, но и вручную собрать вокруг него всех участников процесса. В быстрорастущей компании такой подход начинает замедлять масштабирование.
Чтобы согласовать один документ, нужно было не только принять решение, но и вручную собрать вокруг него всех участников процесса. В быстрорастущей компании такой подход начинает замедлять масштабирование.
Проблема 2
Типовые документы заполнялись вручную
Повторяющиеся договоры, кадровые шаблоны и документы с постоянными реквизитами требовали ручного заполнения, а значит — времени, внимания и дополнительного контроля.
Когда объём документов растёт, даже небольшая ручная операция масштабируется в часы потерянного времени. Нужна была система, которая сокращает сам объём ручной работы.
Когда объём документов растёт, даже небольшая ручная операция масштабируется в часы потерянного времени. Нужна была система, которая сокращает сам объём ручной работы.
Проблема 3
Покупка двух отдельных систем делала проект дороже
На старте Sellematics искала инструмент прежде всего для согласования документов. Но в процессе выбора стало понятно: если отдельно внедрять сервис согласования и отдельно — сервис автозаполнения шаблонов, проект становится и сложнее, и дороже.
Компания тестировала альтернативный сервис для автозаполнения документов около месяца, но его стоимость была заметно выше, особенно с учётом годовой модели оплаты. Задача свелась к поиску единой платформы, которая закроет оба сценария сразу.
Компания тестировала альтернативный сервис для автозаполнения документов около месяца, но его стоимость была заметно выше, особенно с учётом годовой модели оплаты. Задача свелась к поиску единой платформы, которая закроет оба сценария сразу.
Мнение эксперта
Александр Смирнов
Основатель Jet form · 20 лет в автоматизации систем электронного документооборота
В быстрорастущих IT-компаниях узким местом становится не сам документ, а количество ручных действий вокруг него. Если согласование живёт в чатах, а заполнение шаблонов — в отдельных файлах и таблицах, команда начинает тратить время не на рост бизнеса, а на обслуживание процесса. В таких случаях выигрывает не тот, кто внедряет больше инструментов, а тот, кто собирает процесс в одну рабочую систему.
Задачи проекта
1
Сокращение расходов
Ввести единый сервис согласования с участием нескольких ролей (руководители, юрист, главный бухгалтер) — без разрозненных переписок.
2
Сокращение расходов
Автоматизировать заполнение типовых документов: кадровые шаблоны документов и договоры; договоры для массовых услуг с повторяющимися реквизитами.
3
Сокращение расходов
Сократить расходы — уйти от покупки двух разных систем (программа для согласования документов + инструмент для автозаполнения шаблонов документов).
Почему выбрали Jet form
Изначально Sellematics сфокусировалась на поиске инструмента исключительно для согласования документов. Но во время демонстрации Jet form команда увидела, что платформа закрывает не только маршруты согласования, но и автоматизацию подготовки документов за счёт тегов, шаблонов и справочников.
Система позволяла автоматически подтягивать данные клиентов, контрагентов, поставщиков и партнёров как из справочника юридических лиц DaData, с которым у Jet form есть готовая интеграция, так и из внутренних справочников, созданных внутри самой системы. Для компании это означало, что один продукт может заменить сразу два класса решений.
Ключевым фактором выбора стало соотношение цены и ценности: Jet form закрывал две стратегически важные задачи — централизованные согласования и автоматизированное заполнение документов — в одном контуре.
Решение задач
Важно знать
Связка «маршруты согласования + автозаполнение шаблонов» в одном продукте закрывает сразу два класса задач — операционных и юридических — и устраняет необходимость покупать две отдельные системы.
1
Маршруты согласования
Настроены последовательные маршруты с участием ключевых ролей (руководители, юрист, главный бухгалтер), обеспечивающие полную прозрачность статусов каждого документа.
2
Связи документов
Внедрена функция, позволяющая связывать документы друг с другом. Например, к основному договору можно привязать дополнительные соглашения, акты, счета, а система автоматически отобразит их на одной вкладке — Связи. Это ускоряет поиск связанных документов, значительно экономя время и минимизируя ошибки.
3
Шаблоны и теги с автозаполнением
Созданы единые формы для кадровых документов и типовых клиентских договоров. Эти шаблоны настроены на автоматическое заполнение: данные клиентов, контрагентов, поставщиков и партнеров теперь вставляются автоматически, используя информацию из справочника юр. лиц DaData, а также собственные справочники созданные клиентом в Jet form.
Инструмент автоподстановки по плейсхолдерам. Шаблоны автоматически заполняются актуальными данными из карточки и справочников — это сокращает время подготовки документов и исключает ошибки ручного ввода.
“
«Мы искали решение, чтобы навести порядок в согласованиях документов — сконцентрировать всё в одном месте, уйти от бесконечных обсуждений в разрозненных чатах и потерянных переписок. Параллельно рассматривали отдельный и гораздо более дорогой сервис для автозаполнения документов. Но Jet form нас приятно удивил: он не только идеально подошёл для централизации согласований всей документации, но и предложил инструмент автозаполнения для любых видов шаблонов — решив обе наши задачи значительно дешевле. Это стало решающим фактором при выборе системы.»
Результаты: согласование x3 быстрее, процесс — в единой системе
x3
быстрее работа с документами
1
инструмент вместо двух систем
100+
специалистов в едином контуре
- Согласование документов ускорилось в 3 раза. Главный эффект проекта — заметное ускорение работы с документами без наращивания ручной координации. Процесс перестал быть тормозом для операционной работы и роста компании.
- Согласования выведены из чатов в управляемый процесс. Компания ушла от разрозненных коммуникаций и собрала маршрут документа в одной системе — это снизило вероятность потери договорённостей.
- Один инструмент заменил два сценария. Jet form закрыл и задачу согласования, и задачу автозаполнения типовых документов — без покупки и поддержки двух отдельных решений.
- Сократилось количество ручной работы. Данные клиентов, контрагентов, поставщиков и партнёров стали подтягиваться автоматически — как из DaData, так и из внутренних справочников.
- Процесс стал лучше масштабироваться вместе с бизнесом. Вместо неформального документооборота компания получила системную модель, которую можно развивать по мере роста команды.
Факт
Для быстрорастущей IT-компании проблема согласования документов редко начинается с самих документов. Обычно она начинается с коммуникаций: чем больше участников, каналов и повторяющихся операций, тем выше стоимость каждого согласования. Если процесс не собрать в систему вовремя, он начинает замедлять не бэк-офис, а рост бизнеса в целом.
Было / стало
| БЫЛО | СТАЛО |
|---|---|
| Согласования шли в чатах, почте и личных сообщениях | Единый маршрут согласования в Jet form для всех типов документов |
| Решения и статусы терялись в переписках | Статус каждого документа виден всем участникам в реальном времени |
| Типовые договоры заполнялись вручную | Реквизиты подставляются автоматически из DaData и внутренних справочников |
| Для согласования и автозаполнения нужны были две системы | Один инструмент закрывает обе задачи |
| Поиск связанных документов занимал время | Весь комплект документов по договору — на одной вкладке |
Выводы
Кейс Sellematics показывает типичную проблему быстрорастущего IT-бизнеса: внутренние процессы долго остаются «достаточно рабочими», пока рост не делает их системной преградой. Именно так произошло и здесь: неформальные согласования в чатах и письмах какое-то время справлялись с нагрузкой, но по мере роста команды начали отнимать слишком много времени и внимания.
Сильная сторона этого проекта в том, что компания не стала решать проблему по частям. Вместо отдельного инструмента для согласования и отдельного инструмента для автозаполнения документов Sellematics выбрала единую платформу. В результате процесс стал быстрее, проще и дешевле в поддержке.
×3 к скорости согласования. Процесс — в единой системе. Один инструмент вместо двух.
Источники и подтверждение фактов
Кейс подготовлен на основе реального опыта IT-компании Sellematics. Цитаты, цифры и описание процессов использованы с разрешения компании. Дополнительно использованы внутренние данные команды внедрения Jet form.
Нет. В кейсе Sellematics платформа использовалась не только для маршрутов согласования, но и для автоматического заполнения типовых документов за счёт шаблонов, тегов и справочников.
Да. В кейсе используется готовая интеграция с DaData, а также внутренние справочники, созданные в системе.
Так дешевле и проще в эксплуатации: не нужно отдельно внедрять и поддерживать сервис согласования и отдельный инструмент для автозаполнения документов.
Для кадровых шаблонов, типовых договоров и других документов с повторяющимися реквизитами и понятным маршрутом согласования.
Хотите такие же результаты?
Покажем на демо, как Jet form работает для IT-компаний — настройка под ваши процессы без серверов и подрядчиков
Получить демо
Оставьте заявку и мы подберем удобное время для online-демонстрации сервиса