Кейс

IT / Хостинг

Управление доступами

Документооборот

Как с помощью СЭД не оставить уволившемуся сотруднику доступ ко всей инфраструктуре компании: опыт NLCloud

NLCloud · IT / хостинг-провайдер · Команда 50 человек

Александр Смирнов

Опубликовано 12.05.2026

Обновлено 15.05.2026

12 мин чтения

СОДЕРЖАНИЕ

О заказчике Проблема Задача Решение Результаты Было / стало Выводы

Нужна консультация?

Покажем Jet form под ваши
процессы за 30 минут.

Получить демо

Коротко о кейсе

Хостинг-провайдер NLCloud внедрил Jet form как систему управления доступами сотрудников и IT-процессами компании: четыре типа заявок, связь договора и выданного доступа в одну цепочку, архив всех выданных прав.

Отзыв прав доступа при увольнении занимает считанные минуты — система сама показывает, что нужно закрыть, и не позволяет пропустить ни одну учётную запись.

Паспорт проекта

Клиент

NLCloud (ИП Немцов)

Отрасль

IT / хостинг-провайдер

Команда

до 50 человек

География

Россия

Задача

Контроль доступов,
заявок и документов

Решение

Jet form: 4 типа заявок
и единое хранилище

Внедрение

Силами владельца, без
интеграторов

Инфраструктура

Облако Jet form — без
своих серверов

Результат

Ни одного забытого
доступа при увольнении

—

О заказчике

NLCloud — IT-компания, предоставляющая услуги хостинга и удалённого доступа к собственной инфраструктуре. Команда небольшая — до 50 человек, но у каждого сотрудника десятки учётных записей и связанных с ними прав. Точный учёт прав доступа сотрудников в таких условиях критичен: одна забытая запись становится угрозой всей инфраструктуре.

Владелец и руководитель Игорь Немцов рассказывает, как Jet form помог выстроить контроль над доступами и наладить электронный документооборот для небольшого IT-бизнеса — без команды внедрения и без серверной инфраструктуры.

Проблема: много систем — мало контроля

Проблема 1

Десятки точек доступа на одного сотрудника

В IT-хостинге уровень операционной сложности определяется не численностью команды, а количеством используемых систем и точек доступа. Один специалист одновременно управляет терминальными серверами, виртуальными машинами, VPN, панелями администрирования, корпоративной почтой и внешними сервисами.

При приеме сотрудника доступы выдаются массово. При увольнении одна забытая учётная запись превращается в брешь в безопасности всей инфраструктуры.

Проблема 2

Память и Excel — не инструменты управления

Полагаться на устные договорённости опасно: чтобы запутаться, достаточно даже трёх человек в штате. А Excel в таком контексте — не система контроля, а просто таблица: её легко не обновить, забыть закрыть строку или потерять историю изменений.

Нужен был инструмент, который связывает сотрудника, его доступы и документы в одну неразрывную цепочку — и не позволяет её обойти.

Мнение эксперта

Александр Смирнов

Основатель Jet form · 20 лет в автоматизации систем электронного документооборота

Когда процессы выдачи и отзыва прав доступа полностью интегрированы с процессами приёма и увольнения сотрудников, минимизируется влияние человеческого фактора. Люди забывают, упускают детали, могут нарушить процедуру — все эти ошибки становятся менее вероятными, если система работает автоматически.

Подробнее об эксперте

Задачи

Требовался инструмент, который одновременно решал бы сразу несколько задач — без подрядчиков, своими силами и без закупки серверов.

1

Управление доступами

Выстроить управление доступами сотрудников как сквозной процесс: фиксировать каждый выданный доступ при приёме в штат и иметь чёткий ответ на вопрос, как закрыть доступы уволенному сотруднику — быстро, полностью и без ручного перебора систем.

2

Обработка внутренних запросов

Заявки на доступ к ресурсам, закупку оборудования и компенсацию расходов — с полной историей каждого запроса, без устных договоренностей и потерянных переписок.

3

Централизованное хранение документов

Приказы, нормативка, договоры в одном месте — каждый сотрудник видит только то, что ему нужно.

Решение: четыре типа заявок под ключевые процессы

Важно знать

Лучший контроль — тот, который встроен в процесс. Если выдать доступ нельзя без подписанного договора, а уволить нельзя без закрытия прав — человеческий фактор перестаёт быть угрозой.

Игорь настроил всю систему полностью самостоятельно, без помощи интеграторов. В основе — автоматизация управления доступами через четыре типа заявок. Каждая закрывает свою часть жизненного цикла сотрудника: от автоматизации онбординга при приёме до полного закрытия прав при увольнении.

1

Создание сотрудника как объекта в системе

Логика приема нового сотрудника теперь выглядит так: сначала загружается подписанный договор — только после этого открывается заявка на создание учетной записи. Нельзя создать учётную запись без подписанного договора — система не пропустит этот шаг.

2

Доступ к ресурсам и сервисам

Заявка на выдачу доступа проходит согласование у технического директора — только после этого IT-отдел открывает необходимые права: терминальные серверы, VPN, виртуальные машины, панели администрирования, почта. Тот же прозрачный маршрут работает для согласования заявок на закупку оборудования и ПО. Каждый шаг фиксируется по дате и времени в системе.

3

Закупка оборудования и ПО

Запросы на технику и софт, нужные для работы, проходят по тому же прозрачному маршруту: инициатор, согласование, исполнение, чек.

4

Увольнение: архив доступов как инструмент безопасности

Когда сотрудник уходит, не нужно вспоминать, к каким сервисам он имел доступ. Система показывает весь архив выданных прав — остаётся только последовательно аннулировать все.

Маршрут согласования служебной записки в СЭД Jet form — визуальный конструктор бизнес-процессов

Настройка прав доступа в панели администратора NLCloud. Каждый сотрудник видит только то, что ему нужно.

Нужно навести порядок в доступах и документах?

Покажем, как в Jet form связать договор, заявку и доступ в одну цепочку, которую невозможно обойти.

Получить демо

“

«Незакрытый доступ уволившегося сотрудника к серверу или панели управления — это не просто неудобство. Это дыра в безопасности всей инфраструктуры. Чтобы запутаться, достаточно даже трёх человек в штате. У нас слишком много систем, чтобы держать всё в уме. Это невозможно.»

Игорь Немцов
Владелец и руководитель, NLCloud

Результаты: полный контроль доступов без лишних действий

4

типа заявок под ключевые процессы

0

забытых доступов при увольнении

1

сотрудник настроил систему сам, без интеграторов

Ни один доступ не выдан без записи. Каждая выдача проходит через согласование и фиксируется в системе с временной меткой.
При увольнении все права закрываются за считанные минуты. Архив всех выданных прав виден в одном месте — не нужно вспоминать, к каким сервисам у сотрудника был доступ.
Порядок вместо забытых договорённостей. Задача поставлена в системе — сотрудник уже не может сказать, что не видел её или забыл.
Документы доступны всей команде без пересылки в чатах. Приказы, нормативка, договоры — всё в одном месте, каждый видит только нужное ему.

Факт

По отраслевым исследованиям, до 60% утечек данных в IT-компаниях связаны с незакрытыми доступами бывших сотрудников и подрядчиков. Кейс NLCloud показывает рабочий способ устранить этот риск: связать договор, заявку и доступ в единую цепочку, которую невозможно обойти, — и держать архив всех выданных прав в одном месте.

По отраслевым исследованиям, до 60% утечек данных в IT-компаниях связаны с незакрытыми доступами бывших сотрудников и подрядчиков. Кейс NLCloud показывает рабочий способ устранить этот риск: связать договор, заявку и доступ в единую цепочку, которую невозможно обойти, и хранить архив всех выданных прав в одном месте.

Было / стало

Было / стало: как изменился процесс согласования документов после внедрения Jet form
БЫЛО	СТАЛО
Доступы выдавались по памяти и в чатах — без единого реестра	Каждая выдача проходит через заявку и фиксируется в системе
При увольнении приходилось вспоминать, к чему был доступ у сотрудника	Архив выданных прав открывается одним кликом — остаётся только их закрыть при увольнении
Договор и учётная запись жили отдельно — можно было создать аккаунт без договора	Нет подписанного трудового договора — нельзя открыть заявку на учётную запись
Приказы и нормативка пересылались в почте и мессенджерах	Все документы в Jet form, у каждого сотрудника — свой набор прав видимости
Закупки и компенсации согласовывались устно, потом терялись чеки	Заявки на закупку и компенсацию проходят по прозрачному маршруту с историей

Что дальше

Следующий шаг — подключение обмена документами с внешними контрагентами через Диадок прямо внутри Jet form. Как только внешний документооборот потребует автоматизации, NLCloud переведёт его туда же, где уже живут внутренние процессы.
Всё будет работать в одном месте — без переключения между системами. Быстро, удобно и безопасно.

Выводы

О том, что у бывшего сотрудника остались доступы к системам, обычно узнают слишком поздно. В IT-компаниях со сложной инфраструктурой ручной контроль — это мина замедленного действия: любая ошибка грозит сбоями в работе клиентов и репутационными рисками.

NLCloud решил эту проблему через комплексную автоматизацию IT-процессов в компании с помощью Jet form. Теперь это не просто документооборот, а полноценная система управления IT-процессами

Этот кейс — наглядный пример того, как небольшая команда выстраивает системный контроль без серверов, интеграторов и административного давления. Нет договора — нет учётной записи. Нет заявки — нет доступа. При увольнении система сама подсвечивает всё, что нужно закрыть. Это и есть настоящий контроль — вместо тотального надзора.

Источники и подтверждение фактов

Кейс подготовлен на основе реального опыта ИП Немцов (NLCloud). Цитаты, описание процессов и состав заявок использованы с разрешения компании. Дополнительно использованы внутренние данные команды внедрения Jet form.

Часто задаваемые вопросы

Хотите такие же результаты?

Покажем на демо, как Jet form работает для IT-компаний — настройка под ваши процессы без серверов и подрядчиков

[{"lid":"6218439374111","ls":"10","loff":"","li_parent_id":"","li_type":"nm","li_ph":"\u041a\u0430\u043a \u043a \u0432\u0430\u043c \u043e\u0431\u0440\u0430\u0449\u0430\u0442\u044c\u0441\u044f","li_title":"\u0418\u043c\u044f","li_inputinrow":"y","li_nm":"Name"},{"lid":"4218439374110","ls":"20","loff":"","li_parent_id":"","li_type":"in","li_ph":"\u041d\u0430\u0437\u0432\u0430\u043d\u0438\u0435 \u043a\u043e\u043c\u043f\u0430\u043d\u0438\u0438","li_title":"\u041a\u043e\u043c\u043f\u0430\u043d\u0438\u044f","li_nm":"\u041a\u043e\u043c\u043f\u0430\u043d\u0438\u044f"},{"lid":"1778885944389","ls":"30","loff":"","li_parent_id":"","li_type":"em","li_ph":"you@company.ru","li_title":"\u0420\u0430\u0431\u043e\u0447\u0430\u044f \u043f\u043e\u0447\u0442\u0430","li_inputinrow":"y","li_nm":"Email"},{"lid":"9218439374112","ls":"40","loff":"","li_parent_id":"","li_type":"ph","li_ph":"Phone","li_title":"\u0422\u0435\u043b\u0435\u0444\u043e\u043d","li_masktype":"a","li_maskcountry":"RU","li_req":"y","li_nm":"Phone"},{"lid":"1779260682949","ls":"50","loff":"","li_parent_id":"","li_type":"rd","li_title":"\u0421\u043a\u043e\u043b\u044c\u043a\u043e \u0447\u0435\u043b\u043e\u0432\u0435\u043a \u0440\u0430\u0431\u043e\u0442\u0430\u0435\u0442 \u0432 \u043a\u043e\u043c\u043f\u0430\u043d\u0438\u0438?","li_variants":"\u0434\u043e 10\n20-50\n50-100\n100-200\n\u0431\u043e\u043b\u0435\u0435 200","li_radcb":"rb","li_radioposition":"hor","li_nm":"\u0421\u043a\u043e\u043b\u044c\u043a\u043e \u0447\u0435\u043b\u043e\u0432\u0435\u043a \u0440\u0430\u0431\u043e\u0442\u0430\u0435\u0442 \u0432 \u043a\u043e\u043c\u043f\u0430\u043d\u0438\u0438?"},{"lid":"1779196770787","ls":"60","loff":"","li_parent_id":"","li_type":"cb","li_label":"\u042f \u0434\u0430\u044e <a href=\"https:\/\/jet-form.ru\/soglasie\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">\u0441\u043e\u0433\u043b\u0430\u0441\u0438\u0435<\/a> \u043d\u0430 \u043e\u0431\u0440\u0430\u0431\u043e\u0442\u043a\u0443 \u043f\u0435\u0440\u0441\u043e\u043d\u0430\u043b\u044c\u043d\u044b\u0445 \u0434\u0430\u043d\u043d\u044b\u0445 \u0438 \u0441\u043e\u0433\u043b\u0430\u0448\u0430\u044e\u0441\u044c \u0441 <a href=\"https:\/\/jet-form.ru\/privacy\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">\u041f\u043e\u043b\u0438\u0442\u0438\u043a\u043e\u0439 \u043a\u043e\u043d\u0444\u0438\u0434\u0435\u043d\u0446\u0438\u0430\u043b\u044c\u043d\u043e\u0441\u0442\u0438<\/a>","li_req":"y","li_nm":"Checkbox"},{"lid":"1779260747832","ls":"70","loff":"","li_parent_id":"","li_type":"cb","li_label":"\u042f \u0434\u0430\u044e <a href=\"https:\/\/jet-form.ru\/soglasie-advertising\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\">\u0441\u043e\u0433\u043b\u0430\u0441\u0438\u0435<\/a> \u043d\u0430 \u043f\u043e\u043b\u0443\u0447\u0435\u043d\u0438\u0435 \u0440\u0430\u0441\u0441\u044b\u043b\u043a\u0438 \u0438 \u0440\u0435\u043a\u043b\u0430\u043c\u043d\u044b\u0445 \u043c\u0430\u0442\u0435\u0440\u0438\u0430\u043b\u043e\u0432","li_nm":"Checkbox_2"}]