Как проектная организация «НовТехПроект» настроила согласование договоров в Jet form без интеграторов

«НовТехПроект» · Проектирование промышленной инфраструктуры · Штат 40 человек

О заказчике

Компания «НовТехПроект» — специализированная проектная организация, которая разрабатывает проектную и рабочую документацию для промышленных объектов. Среди заказчиков — крупные предприятия федерального уровня, поэтому для команды критичны сроки, юридическая точность документов и понятный порядок согласования. В штате работают 40 человек: проектировщики, инженеры, финансовая служба и юристы.

Еженедельно компания обрабатывает от 3 до 5 новых контрактов. Такой документооборот для проектной организации выглядел управляемым только на первый взгляд: до внедрения Jet form электронное согласование договоров фактически сводилось к пересылке файлов по почте.

Со временем ручной контроль стал создавать риски:

• документы терялись в переписке;
• актуальные версии путались;
• сроки согласования затягивались;
• задержки могли повлиять на графики промышленных проектов, штрафные санкции и доверие ключевых заказчиков.

Чтобы сделать процесс прозрачным, генеральный директор Александр Махалов предложил протестировать Jet form. Финансовый директор Александр Артемьев взял на себя внедрение и перевел договорной контур на единую платформу.

Проблемы согласования договоров

Выбор системы: почему Jet form

Выбор был однозначным. Генеральный директор узнал о Jet form, и после первой презентации решение было принято без альтернатив. Финансовый директор выделяет два ключевых критерия выбора: приемлемая цена решения для штата из 40 человек и интуитивный интерфейс, не требующий долгого обучения.

Как проходило внедрение

Компания начала с чистого листа: старый архив документов в систему не переносили. После ознакомительной демонстрации финансовый директор самостоятельно настроил маршрут согласования договоров в визуальном конструкторе — без программирования и привлечения интеграторов. Когда возникали вопросы, команда обращалась к специалистам Jet form и базе знаний.

Результаты внедрения: согласование документов ускорилось в 2 раза

После запуска система согласования договоров стала единой точкой работы с документами. Сотрудник создает карточку, прикладывает договор и связанные файлы, а затем отправляет их по настроенному маршруту в один клик. Система сама определяет, кому и в какой последовательности направить документ, сколько времени должен длиться на каждый этап и что делать, если срок вышел. Согласующий может задать вопрос инициатору прямо в карточке.

У каждого участника согласования есть своя зона доступа. Когда документ переходит на новый этап, система уведомляет следующего согласующего. Не нужно писать в чат «посмотри договор»: задача уже поставлена в системе с дедлайном и всеми актуальными файлами.

Было / стало

Что дальше

В ближайшей перспективе в компании планируют подключить ИИ-модуль: автоматическое сравнение редакций документа и проверка договора по чек-листу должны сократить время на анализ правок от контрагентов. Это также снизит риск пропустить изменения в ключевых условиях договора.

Выводы

Опыт компании «НовТехПроект» подтверждает: объём в три-пять документов в неделю часто создаёт ложное ощущение контроля. В реальности согласование через почту неизбежно ведёт к потере версий и срыву сроков — особенно это критично при работе с крупными заказчиками.

Чтобы изменить ситуацию, компании не потребовался длительный аудит или выбор сложной платформы — рабочее решение было найдено и внедрено с первого раза. За три месяца автоматизация документооборота превратила хаотичную переписку в управляемый процесс.

Порядок в документах — это не вопрос масштаба документооборота компании, а вопрос выбора надёжного инструмента.

Часто задаваемые вопросы