Без интеграторов и долгого выбора: как проектная организация «НовТехПроект» внедрила СЭД силами финансового директора

«НовТехПроект» · Проектирование промышленной инфраструктуры · Штат 40 человек

О заказчике

Компания «НовТехПроект» — специализированная проектная организация, осуществляющая комплексную разработку проектной и рабочей документации для промышленных объектов. Заказчики — крупные предприятия федерального уровня, что накладывает жёсткие требования к соблюдению сроков и юридической точности документов. В штате работают 40 человек: проектировщики, инженеры, финансовая служба и юристы.

Еженедельно в компании обрабатывается от 3 до 5 новых контрактов. Поток регулярный, но до внедрения Jet form согласование велось исключительно через электронную почту. Со временем контролировать процессы вручную стало сложно: документы терялись в переписке, актуальные версии путались, сроки затягивались. Для организации, задействованной в масштабных промышленных проектах, такие задержки создавали реальные риски срыва графиков строительства, штрафных санкций и потери доверия ключевых заказчиков.

Чтобы исключить хаос в коммуникациях и сделать процесс согласования прозрачным, генеральный директор Александр Махалов предложил протестировать Jet form. Финансовый директор Александр Артемьев взял на себя руководство проектом внедрения системы и полностью перевёл договорной контур на единую платформу. 

Проблемы согласования договоров

Выбор системы: почему Jet form?

Выбор был однозначным. Генеральный директор узнал о Jet form, и после первой презентации решение было принято без альтернатив. Финансовый директор выделяет два ключевых критерия выбора: приемлемая цена решения для штата из 40 человек и интуитивный интерфейс, не требующий долгого обучения.

Как проходило внедрение

Компания начала с чистого листа — старый архив документов в систему не переносили. После проведенной ознакомительной демонстрации финансовый директор самостоятельно настроил маршруты согласования в визуальном конструкторе: без программирования, без привлечения интеграторов. Когда возникали вопросы — обращались к команде Jet form и базе знаний.

Результаты внедрения: согласование документов ускорилось в 2 раза

Теперь сотрудник, которому нужно согласовать договор, создаёт карточку в системе, прикладывает файл и связанные документы — и отправляет по маршруту в один клик. Маршрут настроен заранее: система сама знает, кому и в какой последовательности направить документ, сколько времени даётся на каждый этап и что делать, если срок вышел. Согласующий может задать вопрос инициатору прямо в карточке.

У каждого участника согласования — своя зона доступа. Как только документ попадает на новый этап, система сама уведомляет следующего согласующего. Не нужно писать в чат «посмотри договор» — задача уже поставлена в системе с дедлайном и всеми актуальными файлами.

Было / стало

Что дальше

В ближайшей перспективе планируют подключить ИИ-модуль для автоматического сравнения версий договоров и проверки контрактов по чек-листу. Это сократит время на анализ правок от контрагентов и снизит риск пропустить изменение в ключевых условиях документа.

Выводы

Опыт компании «НовТехПроект» подтверждает: объём в три-пять документов в неделю часто создаёт ложное ощущение контроля. В реальности согласование через почту неизбежно ведёт к потере версий и срыву сроков — особенно это критично при работе с крупными заказчиками.

Чтобы изменить ситуацию, компании не потребовался длительный аудит или выбор сложной платформы — рабочее решение было найдено и внедрено с первого раза. За три месяца автоматизация документооборота превратила хаотичную переписку в управляемый процесс.

Порядок в документах — это не вопрос масштаба документооборота компании, а вопрос выбора надёжного инструмента.