+7 495 023-54-55
Заказать звонок
Заказать звонок
+7 (495) 023-54-55
Кейс
ЖКХ
Входящая корреспонденция
СЭД

УК «Новый город» организовала обработку и регистрацию документов и входящей корреспонденции в Jet form

УК «Новый город», г. Абакан · Система электронного документооборота Jet form

Александр Смирнов
Опубликовано 25.09.2026
6 мин чтения
Поделиться:
Коротко о кейсе
УК «Новый город» перевела всю работу со входящими запросами в Jet form: от регистрации секретарем и распределения руководителем до исполнения, согласования, подписания и закрытия.

Паспорт проекта

Клиент
УК «Новый город», г. Абакан
Отрасль
Управление муниципальным жилищным фондом
Пользователи системы
21 сотрудник
Задача
Подобрать СЭД, которую можно быстро внедрить в рамках заданного бюджета и использовать для регистрации и обработки входящих запросов
Решение
Система электронного документооборота Jet form
Результат
Вся работа со входящими запросами переведена в единый процесс — от регистрации до закрытия

О компании

УК «Новый город» — управляющая компания Муниципального жилищного фонда города Абакана (МЖФ Абакана).

В ежедневной работе компании поступает большое количество различных запросов и документов. Их источниками могут быть жители, государственные органы, ГИС ЖКХ и другие организации.

Каждый такой запрос необходимо зарегистрировать, определить ответственного сотрудника, проконтролировать работу по нему и получить результат.

Для автоматизации этого процесса компания выбрала Jet form.

Задача: подобрать СЭД для управляющей компании

В головном офисе МЖФ Абакана уже используется СЭД Directum. Однако для управляющей компании решили подобрать отдельное решение.

Перед IT-руководителем стояла задача найти СЭД, которая соответствовала бы реальным задачам подразделения, позволяла быстро начать работу и не требовала значительных затрат.
При выборе учитывались:
необходимая функциональность;
скорость внедрения;
бюджет;
стоимость дальнейшего владения системой;
возможность настроить систему под существующий процесс работы с входящими запросами.
В результате для УК «Новый город» выбрали Jet form.
Одним из важных факторов стало то, что система позволила получить необходимую функциональность при существенно меньшей стоимости владения.

Основной процесс: от входящего запроса до закрытия

Основной сценарий работы УК «Новый город» в Jet form — обработка входящих запросов.
Запрос может поступить из разных источников:
от жителей;
государственных органов;
ГИС ЖКХ;
других организаций.
Независимо от источника, дальше он проходит единый маршрут в системе.
1
Регистрация
Поступивший запрос регистрирует секретарь. В системе фиксируется информация о документе и запускается дальнейшая работа с ним.
2
Распределение руководителем
После регистрации запрос поступает руководителю управляющей компании. Руководитель определяет, кто должен заниматься вопросом, и направляет его соответствующему сотруднику. Исполнителем может быть бухгалтер, главный бухгалтер, юрист, начальник участка, экономист, главный инженер или другой профильный специалист. Таким образом, руководитель видит поступившие запросы и самостоятельно распределяет их между ответственными сотрудниками.
3
Работа исполнителя
Получив задачу, сотрудник приступает к работе с запросом непосредственно в Jet form. В системе можно вести дальнейшую работу с документом: обсуждать вопрос, согласовывать подготовленные материалы, организовывать подписание и контролировать выполнение связанных задач.
4
Согласование и подписание
Если для ответа требуется согласование или подписание, соответствующие действия также выполняются в рамках процесса. Все участники понимают, на каком этапе находится запрос и что необходимо сделать дальше.
5
Закрытие
После выполнения необходимых действий запрос закрывается в системе. В результате весь путь документа — от регистрации до завершения работы — остается в едином цифровом контуре.
Нужно организовать обработку входящих документов?
Покажем, как настроить в Jet form регистрацию, распределение и контроль исполнения запросов.
Получить демо

Все входящие запросы — под контролем

Для управляющей компании особенно важно не потерять входящий запрос и вовремя передать его ответственному сотруднику.

Jet form позволяет видеть запрос на каждом этапе его обработки.
Руководитель может контролировать:
какие запросы поступили;
кому они назначены;
кто отвечает за работу;
на каком этапе находится вопрос;
какие действия необходимо выполнить;
какие запросы уже закрыты.
Это позволяет организовать работу не только с самим документом, но и со всем процессом его обработки.

Почему выбрали Jet form

Для УК «Новый город» было важно получить не просто электронный архив документов, а рабочий инструмент, который соответствует реальному процессу компании.

Jet form подошёл для этой задачи благодаря сочетанию нескольких факторов.
Быстрый запуск
Систему можно было внедрить без длительного проекта.
Подходящий бюджет
Решение соответствовало финансовым возможностям управляющей компании.
Низкая стоимость владения
По сравнению с использованием более дорогого корпоративного решения стоимость дальнейшего владения Jet form для управляющей компании оказалась существенно ниже.
Настройка под реальные процессы
Система позволяет организовать конкретный маршрут обработки входящего запроса: от секретаря через руководителя к профильному исполнителю и далее до завершения работы.

Результат

Сегодня Jet form используется в УК «Новый город» как единая система работы с входящими запросами.

Компания получила понятный процесс:
Входящий запрос
→
Регистрация
→
Руководитель
→
Исполнитель
→
Работа с запросом
→
Согласование
→
Подписание
→
Закрытие
При этом не имеет значения, откуда поступил запрос — от жителя, государственного органа или через ГИС ЖКХ.

Все они проходят через единый процесс и находятся под контролем.
Главный результат внедрения — руководитель видит движение входящих запросов, а каждый запрос имеет ответственного исполнителя и понятный статус.

Что особенно оценили в компании

В УК «Новый город» отмечают, что работать с входящими запросами в Jet form удобно.

Система позволяет не только зарегистрировать документ, но и проследить весь путь его обработки до момента закрытия.

При этом сотрудникам не пришлось перестраивать привычный процесс работы: существующая схема «секретарь → руководитель → исполнитель» была перенесена в цифровой формат.
“
«С Jet form нам стало гораздо удобнее работать со входящими запросами. У нас поступают обращения от жителей, государственных органов, через ГИС ЖКХ и из других источников, и важно, чтобы ни один запрос не потерялся и был вовремя передан ответственному сотруднику. Сейчас секретарь регистрирует запрос в системе, я вижу его и определяю исполнителя — это может быть бухгалтер, юрист, главный инженер, начальник участка или другой специалист. Дальше я могу видеть, как идет работа по запросу, а после выполнения он закрывается в системе. Мне особенно нравится, что все находится под контролем в одном месте. Система понятная и удобная, поэтому переход на электронную работу с запросами для нас прошел комфортно»
Алёна Емельянова
Руководитель УК «Новый город», г. Абакан
“
«Перед нами стояла задача подобрать систему электронного документооборота для управляющей компании. В головной организации уже используется Directum, но для УК мы рассматривали отдельное решение. Для нас было важно найти систему, которая соответствовала бы задачам управляющей компании, быстро внедрялась и при этом была доступна по стоимости. Мы также оценивали не только затраты на запуск, но и стоимость дальнейшего владения системой. В результате выбрали Jet form. Решение подошло нам по функциональности, срокам внедрения и экономике проекта. При этом система позволяет настроить именно те процессы, которые необходимы управляющей компании, без избыточной сложности. Сейчас Jet form используется сотрудниками УК для обработки входящих запросов, их распределения и дальнейшего контроля исполнения»
Алексей Подкопаев
Руководитель IT-департамента МЖФ, г. Абакан

Итоги внедрения

Для УК «Новый город» Jet form стал инструментом, который объединил регистрацию, распределение, исполнение, согласование и закрытие входящих запросов в одном процессе. Сегодня Jet form используют 21 сотрудник УК «Новый город».

При этом в системе задействованы сотрудники разных направлений: руководство, бухгалтерия, юридическая служба, экономисты, специалисты производственного блока и другие исполнители.

Это позволяет передавать входящий запрос непосредственно тому сотруднику, который отвечает за соответствующий вопрос, и вести дальнейшую работу с ним в единой системе.

Компания получила необходимую СЭД для своей специфики работы — с быстрым внедрением и существенно более низкой стоимостью владения.

А главное — входящие запросы теперь находятся под контролем на всём пути: от момента регистрации до завершения работы.

Частые вопросы

Хотите организовать работу с входящими запросами?
Покажем, как Jet form поможет зарегистрировать документы, назначить ответственных и контролировать исполнение.