Заказать звонок
Оставьте свои контакты, и мы вам перезвоним в рабочее время
Удобство 9 из 10: как поставщик стройматериалов автоматизировал заявки на закупки и согласование документов
ООО «Табаган» · Поставки строительных материалов · Штат 12 человек
Александр Смирнов
Опубликовано 27.05.2026
Обновлено 28.05.2026
4мин чтения
Поделиться:
Коротко о кейсе
С ростом объёма поставок в компании ООО «Табаган» согласование заявок, счетов и договоров в почте и Excel перестало справляться: документы терялись, оплаты и отгрузки задерживались. Переход на Jet form позволил перевести работу с закупками в единую систему. Руководство теперь контролирует все процессы удалённо, без звонков в офис. Время согласования сократилось на 50%, количество лишних коммуникаций — на 60%.
Паспорт проекта
Клиент
ООО «Табаган»
Сайт
Отрасль
Поставки строительных материалов
Масштаб
12 сотрудников
Пользователи системы
Начальник отдела комплектации, финдиректор, гендиректор
Задача
Перевести согласование закупок и договоров из почты в единую систему с прозрачными статусами
Решение
Jet form: маршруты согласования, настройка вкладки «Связи» по документам, контроль статусов согласования
Результат
−50% сокращение времени согласования, −60% уточняющих звонков по документам, оценка удобства использования 9/10
О заказчике
Компания ООО «Табаган» — поставщик строительных материалов для частных и государственных объектов. Небольшая команда из 12 человек ежедневно работает с большим потоком документов: заявки, договоры, счета, акты — всё это одновременно по множеству объектов и контрагентов.
Начальник отдела комплектации Елена Леваева ежедневно обрабатывала более 50 писем по текущим закупкам. Генеральный директор Павел Александров большую часть времени находится на объектах и строительных площадках. Чтобы узнать статус нужной заявки, приходилось каждый раз звонить и отвлекать его от работы.
Когда поток заявок вырос, ручной контроль перестал справляться. Нужна была система, которая покажет статус каждого документа в реальном времени и избавит команду от постоянных уточнений по телефону.
Проблемы согласования документов
Проблема 1
Документы терялись в переписке, версии путались
На согласование одной закупки уходило до 50–60 писем в день. В цепочках сообщений путались версии: появлялись файлы с названиями «заявка_v1», «заявка_финал», «заявка_правки». На поиск актуальной версии уходили часы.
Любая ошибка — например, оплата не того счёта — сразу стопорила процессы: поставщики задерживали отгрузку, работы на объектах останавливались.
Любая ошибка — например, оплата не того счёта — сразу стопорила процессы: поставщики задерживали отгрузку, работы на объектах останавливались.
Проблема 2
Документы зависали, когда директора не было в офисе
Генеральный директор физически не мог оперативно согласовывать заявки в почте, находясь на объектах. Сотрудникам приходилось постоянно звонить руководителю и отвлекать его от встреч ради срочных согласований.
Проблема 3
Документы по одной закупке приходилось собирать по частям
Каждая закупка — это пакет документов: договор, техническая спецификация, счёт, акт. Все они хранились разрозненно: в локальных папках, в почтовых ящиках. Финансовый директор при согласовании оплаты вынужден был вручную собирать этот пазл из разных источников.
Мнение эксперта
Александр Смирнов
Основатель Jet form · 20 лет в автоматизации систем электронного документооборота
В небольших компаниях с высоким потоком документов главная проблема — не сам объём этих документов, а запутанные коммуникации. Когда каждая заявка обсуждается в почте и чатах, контролировать процессы становится невозможно. Но достаточно одного инструмента, который сделает движение документов прозрачным, — и команда из 12 человек легко справится с нагрузкой, которая раньше казалась неподъёмным.
Выбор системы: почему Jet form?
Елена Леваева выделяет три ключевых фактора, определивших выбор:
1
Все документы по закупке в одном месте
Ввести единый сервис согласования с участием нескольких ролей (руководители, юрист, главный бухгалтер) — без разрозненных переписок.
2
Прозрачные процессы согласования
Наглядная схема показывает, кто уже согласовал, у кого находится документ прямо сейчас и какие замечания были внесены.
3
Удалённый доступ для руководства
Удалённый доступ для руководства
Директор открывает систему с любого устройства и сразу видит статусы — без звонков в офис.
Директор открывает систему с любого устройства и сразу видит статусы — без звонков в офис.
Как проходило внедрение
Внедрение проходило при поддержке команды Jet form. Стандартные видеоинструкции для отдела комплектации оказались малоэффективными — специалисты Jet form провели персональное обучение для всех ключевых сотрудников.
В ходе настройки были определены маршруты движения документов, заданы обязательные поля в карточках заявок и настроены права доступа для руководства и сотрудников.
Интерфейс реестра заявок в Jet form: директор видит статусы по всем проектам прямо со смартфона
“
«Jet form полностью изменил процессы нашей работы: теперь все статусы прозрачны, и мне больше не нужно совершать десятки уточняющих звонков коллегам. Наш директор Павел, находясь в командировках, оперативно контролирует процессы прямо из системы. Сейчас удобство платформы мы оцениваем на 9 из 10, а после реализации наших пожеланий по мобильной версии это будут твёрдые 10 из 10.»
Результаты внедрения
−50%
время согласования
−60%
уточняющих звонков
9/10
оценка удобства
- Согласование ускорилось на 50%. Маршруты работают автоматически: система сама определяет последовательность согласования, ставит задачи ответственным и контролирует сроки.
- Нагрузка на коммуникации снизилась на 60%. Исчезла необходимость в звонках «посмотри договор» или «где сейчас счёт». Вся история обсуждений и замечания фиксируются в карточке документа.
- Единый архив по каждой закупке. Вкладка «Связи» собирает весь пакет документов в одном месте. Это исключило потерю информации при передаче дел между сотрудниками и при работе с рекламациями.
- Рост производительности без расширения штата. Оптимизация рутинных операций позволила отделу справляться с растущими объёмами закупок без новых сотрудников.
Факт
В снабжении строительных объектов задержка согласования одного счета часто оборачивается простоем техники или бригад. Внедрение СЭД переводит этот процесс из «ручного» управления в автоматический режим, убирая риск того, что оплата поставщику зависнет из-за отсутствия директора в офисе или потерянного письма
Было / стало
Как изменился процесс согласования заявок и договоров после внедрения Jet form.
| БЫЛО | СТАЛО |
|---|---|
| На согласование одной закупки уходило до 50–60 писем, версии документов путались | Каждый документ идёт по настроенному маршруту, актуальная версия всегда определена |
| Директор в командировке не мог согласовать заявку без телефонного звонка | Открывает систему с любого устройства и сразу видит статусы |
| Документы по одной закупке хранились в почте, папках и на локальных дисках | Весь пакет прикреплён к карточке через вкладку «Связи» — в один клик |
| Задержка согласования обнаруживалась, когда сроки поставки уже горели | Система контролирует сроки на каждом этапе и уведомляет об отклонениях |
Что дальше
В планах — доработка мобильной версии для работы в полевых условиях. Именно этого не хватает для оценки 10 из 10. Также рассматривается возможность интеграции с Диадок для обмена документами с внешними контрагентами.
Важно знать
Для небольших команд с интенсивным потоком заявок и закупок корпоративные платформы избыточны по цене и сложности. Jet form закрывает ключевую задачу — прозрачность согласования — без длительного внедрения и сложной интеграции.
Выводы
Двенадцать человек, более 50 документов и заявок в день, директор постоянно в разъездах. В таких условиях любой сбой в согласовании — потерянное письмо или неотслеженный счёт — останавливает работу по строительным объектам.
Опыт компании ООО «Табаган» по наведению порядка в этих процессах доказывает: в автоматизации важны не только сухие цифры эффективности, но и то, насколько легко сотрудники принимают новый инструмент. Сокращение времени согласования вдвое и оценка удобства системы в 9 из 10 — лучший показатель того, что Jet form помог избавиться от рутины без сопротивления со стороны команды, сделав работу комфортной как для сотрудников в офисе, так и для руководства на объектах.
С переходом на Jet form в компании решились задачи на всех уровнях:
- Начальник отдела комплектации и менеджеры освободились от бесконечных уточнений по телефону и теперь спокойно занимаются закупками и продажами.
- Финансовый директор и бухгалтер вовремя оплачивают счета, больше не собирая сопутствующие акты и спецификации по разным папкам.
- Генеральный директор получил полный контроль над процессами и видит статусы всех сделок прямо с телефона из любой поездки.
Этот кейс еще раз подтверждает: порядок в процессах — это не вопрос масштаба бизнеса. Это вопрос выбора правильного инструмента для работы.
Источники и подтверждение фактов
Кейс подготовлен на основе интервью с Еленой Леваевой, начальником отдела комплектации ООО «Табаган». Все цитаты и описание процессов использованы с разрешения компании. Дополнительно использованы внутренние данные команды внедрения Jet form.
Основная причина потерь — когда файлы пересылают в почте и чатах без единой точки контроля. В Jet form каждая закупка создается в виде отдельной цифровой карточки, где в одном месте хранятся все файлы, версии документов и история переписки. Заявка физически не может потеряться — она всегда остается в системе с понятным статусом.
В Jet form маршруты настраиваются заранее. Система сама знает, кому и в какой последовательности отправить документ — в отдел снабжения, бухгалтерию или руководству. Как только один участник согласовал заявку, задача автоматически уходит следующему. Больше не нужно напоминать коллегам о дедлайнах вручную.
Jet form адаптирован под мобильные устройства и доступен с телефона или планшета. Директор может прямо с объекта открыть систему и сразу увидеть статус любой заявки: у кого она сейчас на подписи и сколько времени уходит на согласование. И всё это без бесконечных звонков в офис.
Через вкладку «Связи» все сопутствующие файлы прикрепляются к основной карточке заявки. Финансовому директору больше не нужно собирать этот «пазл» вручную из разных папок, дисков и личных почтовых архивов — весь комплект документов всегда под рукой на одном экране.
Хотите такие же результаты?
Покажем на демо, как Jet form решает ваши задачи: согласование заявок и договоров, контроль статусов и связанные документы под процессы вашей компании.
Получить демо
Оставьте заявку и мы подберем удобное время для online-демонстрации сервиса