Заказать звонок
Оставьте свои контакты, и мы вам перезвоним в рабочее время
Удобство 9 из 10: как поставщик стройматериалов автоматизировал заявки на закупки и согласование документов
ООО «Табаган» · Поставки строительных материалов · Штат 12 человек
Александр Смирнов
Опубликовано 27.05.2026
Обновлено 28.05.2026
4мин чтения
Поделиться:
Коротко о кейсе
С ростом объёма поставок в компании ООО «Табаган» согласование заявок, счетов и договоров в почте и Excel перестало справляться: документы терялись, оплаты и отгрузки задерживались. Переход на Jet form позволил перевести работу с закупками в единую систему. Руководство теперь контролирует все процессы удалённо, без звонков в офис. Время согласования сократилось на 50%, количество лишних коммуникаций — на 60%.
Паспорт проекта
Клиент
ООО «Табаган»
Сайт
Отрасль
Поставки строительных материалов
Масштаб
12 сотрудников
Пользователи системы
Начальник отдела комплектации, финдиректор, гендиректор
Задача
Перевести согласование закупок и договоров из почты в единую систему с прозрачными статусами
Решение
Jet form: маршруты согласования, настройка вкладки «Связи» по документам, контроль статусов согласования
Результат
Контроль закупок в компании, сокращение времени согласования на 50%, минус 60% уточняющих звонков, оценка удобства 9/10
О заказчике
ООО «Табаган» – поставщик строительных материалов для частных и государственных объектов. Документооборот поставщика строительных материалов включает не только заявки, но и счета, договоры, акты, документы по оплатам и отгрузкам – все это идет одновременно по разным объектам и контрагентам.
По масштабу это документооборот для малого бизнеса: в компании работает 12 человек. Но нагрузка на команду была высокой. Начальник отдела комплектации Елена Леваева ежедневно обрабатывала более 50 писем по текущим закупкам, а генеральный директор Павел Александров большую часть времени находился на объектах и строительных площадках.
Чтобы уточнить статус заявки, сотрудникам приходилось звонить руководителю и отвлекать его от работы. Когда поток заявок вырос, ручной контроль перестал справляться: компании понадобилась система, которая покажет статус каждого документа в реальном времени и снизит количество уточнений по телефону.
Проблемы согласования документов
Проблема 1
Потеря документов при согласовании закупок
До внедрения Jet form заявки, счета и договоры согласовывались через почту и Excel. Пока поток был небольшим, команда могла контролировать процесс вручную. Но с ростом объема поставок такая схема стала давать сбои: версии документов путались, вложения терялись, а нужную информацию приходилось искать в переписке, папках и локальных файлах.
По одной закупке могло проходить до 50–60 писем. В результате сотрудникам приходилось тратить время не на работу с поставками, а на поиск актуальной версии заявки, счета или договора.
По одной закупке могло проходить до 50–60 писем. В результате сотрудникам приходилось тратить время не на работу с поставками, а на поиск актуальной версии заявки, счета или договора.
Проблема 2
Счета и заявки задерживали оплаты и отгрузки
Для поставщика строительных материалов скорость согласования напрямую влияет на закупку, оплату и отгрузку заказа. Если счет зависал в переписке или договор не доходил до нужного согласующего, задерживалась вся цепочка по объекту.
Согласование счетов в строительстве особенно чувствительно к срокам: поставка материалов может зависеть от оплаты, а оплата – от того, насколько быстро руководитель и финансы увидят документ, проверят его и примут решение.
Согласование счетов в строительстве особенно чувствительно к срокам: поставка материалов может зависеть от оплаты, а оплата – от того, насколько быстро руководитель и финансы увидят документ, проверят его и примут решение.
Проблема 3
Руководитель не видел статус заявки без звонков
Генеральный директор часто находился на объектах, строительных площадках и в командировках. Чтобы уточнить статус заявки или получить решение по документу, сотрудникам приходилось звонить ему и отвлекать от работы.
Согласование документов с мобильного фактически было невозможно: руководитель не видел единую картину по заявкам, счетам и договорам в системе, а команда не понимала, где именно остановился процесс.
Согласование документов с мобильного фактически было невозможно: руководитель не видел единую картину по заявкам, счетам и договорам в системе, а команда не понимала, где именно остановился процесс.
Проблема 4
Документы по одной закупке были разрознены
Заявка, счет, договор, акт и документы по отгрузке могли находиться в разных местах: в почте, папках, локальных файлах или у разных сотрудников. Чтобы собрать полный комплект по одной сделке, приходилось вручную проверять несколько источников.
Из-за этого команда тратила лишнее время на уточнения, а риск ошибки рос: можно было работать не с той версией документа, пропустить счет или не увидеть, что по закупке уже есть связанный договор.
Из-за этого команда тратила лишнее время на уточнения, а риск ошибки рос: можно было работать не с той версией документа, пропустить счет или не увидеть, что по закупке уже есть связанный договор.
Мнение эксперта
Александр Смирнов
Основатель Jet form · 20 лет в автоматизации систем электронного документооборота
В небольших компаниях с высоким потоком документов главная проблема — не сам объём этих документов, а запутанные коммуникации. Когда каждая заявка обсуждается в почте и чатах, контролировать процессы становится невозможно. Но достаточно одного инструмента, который сделает движение документов прозрачным, — и команда из 12 человек легко справится с нагрузкой, которая раньше казалась неподъёмным.
Выбор системы: почему Jet form
Елена Леваева выделяет три ключевых фактора, определивших выбор:
1
Все документы по закупке в одном месте
Jet form позволяет собрать заявку, счет, договор и связанные документы по одной сделке в едином контуре – без разрозненных переписок, Excel-файлов и локальных папок.
2
Прозрачные процессы согласования
В системе видно, как идет согласование закупок онлайн: кто уже согласовал документ, у кого он находится сейчас, какие замечания были внесены и на каком этапе остановился маршрут согласования заявки.
3
Удалённый доступ для руководства
Руководитель может открыть систему с любого устройства и сразу увидеть статус заявки или документа. Это дает удаленный контроль документов руководителем без звонков в офис и ручных уточнений у сотрудников.
Как проходило внедрение
Внедрение проходило при поддержке команды Jet form. Стандартные видеоинструкции для отдела комплектации оказались малоэффективными, поэтому специалисты Jet form провели персональное обучение для всех ключевых сотрудников и показали, как в системе работает согласование закупок онлайн.
В ходе настройки определили маршрут согласования заявки, задали обязательные поля в карточках и настроили права доступа для руководства и сотрудников. Отдельно учли согласование документов с мобильного: директор должен был видеть статусы заявок и документов вне офиса, без звонков менеджерам и отделу комплектации.
Интерфейс реестра заявок в Jet form: директор видит статусы по всем проектам прямо со смартфона
“
«Jet form полностью изменил процессы нашей работы: теперь все статусы прозрачны, и мне больше не нужно совершать десятки уточняющих звонков коллегам. Наш директор Павел, находясь в командировках, оперативно контролирует процессы прямо из системы. Сейчас удобство платформы мы оцениваем на 9 из 10, а после реализации наших пожеланий по мобильной версии это будут твёрдые 10 из 10.»
Результаты внедрения
−50%
сокращение времени на согласования
−60%
уточняющих звонков по заявкам
9/10
оценка удобства использования системы
- Согласование ускорилось на 50%. Маршруты работают автоматически: система сама определяет последовательность согласования, ставит задачи ответственным и контролирует сроки.
- Нагрузка на коммуникации снизилась на 60%. Исчезла необходимость в звонках «посмотри договор» или «где сейчас счёт». Вся история обсуждений и замечания фиксируются в карточке документа.
- Единый архив по каждой закупке. Вкладка «Связи» собирает весь пакет документов в одном месте. Это исключило потерю информации при передаче дел между сотрудниками и при работе с рекламациями.
- Рост производительности без расширения штата. Оптимизация рутинных операций позволила отделу справляться с растущими объёмами закупок без новых сотрудников.
Факт
В снабжении строительных объектов задержка согласования одного счета часто оборачивается простоем техники или бригад. Внедрение СЭД переводит этот процесс из «ручного» управления в автоматический режим, убирая риск того, что оплата поставщику зависнет из-за отсутствия директора в офисе или потерянного письма
Было / стало
Как изменился процесс согласования заявок и договоров после внедрения Jet form.
| БЫЛО | СТАЛО |
|---|---|
| На согласование одной закупки уходило до 50–60 писем, версии документов путались | Каждый документ идёт по настроенному маршруту, актуальная версия всегда определена |
| Директор в командировке не мог согласовать заявку без телефонного звонка | Открывает систему с любого устройства и сразу видит статусы |
| Документы по одной закупке хранились в почте, папках и на локальных дисках | Заявка, счет, договор и другие связанные документы по одной сделке доступны через вкладку «Связи» |
| Задержка согласования обнаруживалась, когда сроки поставки уже горели | Система показывает этап согласования, ответственного и помогает контролировать сроки по заявкам |
Что дальше
В планах — доработка мобильной версии для работы в полевых условиях. Именно этого не хватает для оценки 10 из 10. Также рассматривается возможность интеграции с Диадок для обмена документами с внешними контрагентами.
Важно знать
Для небольших команд с интенсивным потоком заявок и закупок корпоративные платформы избыточны по цене и сложности. Jet form закрывает ключевую задачу — прозрачность согласования — без длительного внедрения и сложной интеграции.
Выводы
Двенадцать человек, более 50 документов и заявок в день, директор постоянно в разъездах. В таких условиях любой сбой в согласовании – потерянное письмо, неотслеженный счет или задержанная заявка – может остановить работу по строительным объектам.
Опыт ООО «Табаган» показывает: автоматизация важна не только крупным компаниям. Если закупки, счета, договоры и отгрузочные документы проходят через почту и Excel, даже небольшой команде нужен понятный контур с маршрутами, статусами и ответственными.
Сокращение времени согласования на 50%, снижение числа уточняющих звонков на 60% и оценка удобства 9/10 подтверждают: Jet form помог убрать рутину без сопротивления со стороны сотрудников. Система стала рабочим инструментом, а не дополнительной нагрузкой.
С переходом на Jet form задачи решились на всех уровнях:
- начальник отдела комплектации и менеджеры освободились от бесконечных уточнений по телефону и теперь спокойно занимаются закупками и продажами;
- финансовый директор и бухгалтер вовремя оплачивают счета, не собирая акты, спецификации и связанные документы по разным папкам;
- генеральный директор получил полный контроль над процессами и видит статусы заявок и документов из любой поездки.
Этот кейс еще раз подтверждает: порядок в процессах – это не вопрос масштаба бизнеса. Это вопрос выбора правильного инструмента для ежедневной работы.
Источники и подтверждение фактов
Кейс подготовлен на основе интервью с Еленой Леваевой, начальником отдела комплектации ООО «Табаган». Все цитаты и описание процессов использованы с разрешения компании. Дополнительно использованы внутренние данные команды внедрения Jet form.
Частые вопросы
Основная причина потерь - работа с файлами в почте, чатах, Excel и локальных папках без единой точки контроля. В Jet form каждая закупка ведется через карточку заявки: к ней можно прикрепить счет, договор, акт, спецификацию и другие связанные документы по одной сделке. Команда видит актуальные файлы, статус согласования и историю действий в одном месте.
В Jet form заранее настраивается маршрут согласования заявки. Система направляет документ нужным участникам в заданной последовательности: в отдел комплектации, финансовому директору, руководителю или другим согласующим. После завершения одного этапа заявка переходит дальше, поэтому сотрудникам не нужно вручную пересылать файлы и постоянно напоминать коллегам о согласовании.
Руководитель может удаленно контролировать документы и видеть, на каком этапе находится заявка: кто ее согласует сейчас, где возникла задержка и какие документы связаны с закупкой. Для ООО «Табаган» это особенно важно, потому что директор часто находится на объектах и в поездках. Доработка мобильного сценария для работы в полевых условиях остается следующим этапом развития процесса.
Для этого используется вкладка «Связи». В ней можно объединить документы, которые относятся к одной закупке: заявку, счет, договор, акт, спецификацию и документы по отгрузке. Финансовому директору и отделу комплектации не нужно собирать комплект вручную из разных папок, дисков и почтовых архивов - все основные документы доступны из одного контура.
Хотите такие же результаты?
Покажем на демо, как Jet form решает ваши задачи: согласование заявок и договоров, контроль статусов и связанные документы под процессы вашей компании.
Получить демо
Оставьте заявку и мы подберем удобное время для online-демонстрации сервиса