Внедрение СЭД: когда привлекать
подрядчиков, а когда можно
справиться самостоятельно

Если отбросить маркетинговый глянец, разговор про внедрение СЭД обычно сводится к трём вещам: цели, сроки и деньги. Всё остальное — детали реализации.

В проекте внедрения СЭД роль подрядной организации часто воспринимают утилитарно: настроить систему, провести интеграции, обучить пользователей. На практике ключевая ценность появляется раньше — на уровне управления проектом. Сегодня поговорим о роли руководителя проекта (РП) внедрения со стороны подрядчика.

У руководителя проекта со стороны подрядчика есть простая и жёсткая мотивация: акт должен быть подписан. А в акте написано ровно то, что написано в договоре. Значит, все цели проекта должны быть достигнуты формально и измеримо. Это фундаментальное отличие от внутреннего проекта.


Когда внедрение делается «своими силами», очень быстро возникает разрыв:

• с одной стороны — абстрактная цель «внедрить документооборот»
• с другой — поток задач, пожеланий, доработок, частных хотелок.

Без внешнего РП этот разрыв почти гарантированно приводит к расползанию объема проекта. Участники процесса не саботируют проект сознательно — они просто начинают его обсуждать вместо того, чтобы его делать. Проект заболтают. Он будет реализован частично, фрагментарно, «на какую-то часть процессов». Формально система есть, бизнес-эффекта нет.

РП подрядчика в этом смысле выполняет роль ограничителя хаоса. Постановка предельно прагматичная: вижу цель, не вижу препятствий. Всё лишнее отсекается, потому что лишнее угрожает завершению проекта.

Здесь обычно работают два системных фактора.

1. Отсутствие методики

Компания, которая ранее не внедряла СЭД, как правило, не имеет собственной проектной методологии именно для такого рода проектов. Есть IT-процессы, есть эксплуатация, есть, возможно, внутренние проекты по бизнес-системам и заказчик понимает:

• как фиксировать требования,
• как управлять изменениями,
• как удерживать скоуп,
• как проводить формальную сдачу-приёмку.

Но даже если у заказчика есть компетенция управления IT проектами, — внедрение СЭД требует компетенции именно в СЭД.
РП подрядчика действует внутри уже отработанной методики внедрения конкретной платформы. Это не абстрактная «организационная дисциплина», а накопленная статистика чужих ошибок.


2. Смещение фокуса на «интересное», а не на «нужное»

Внутренние проекты почти всегда страдают от одинаковой болезни: команда начинает делать не то, что нужно для достижения цели, а то, что интересно, красиво или кажется важным локально.

Универсальные платформы (TESSA, Docsvision, Directum, Elma) здесь особенно коварны: можно реализовать практически всё. Бизнес- заказчики углубляются в деталях реализации, выдумывают сложные сценарии, дорогие доработки, экзотические фичи с минимальным бизнес-эффектом.

Внешний РП системно режет такие отклонения. Не из вредности, а из-за необходимости довести проект до финала.

Интуитивная логика звучит так: «Если не привлекать подрядчика,
будет дешевле». На практике, часто получается наоборот.

Без жёсткого проектного управления:

• делаются лишние работы,
• растёт количество итераций,
• ключевые сотрудники надолго вырываются из операционной деятельности,
• проект превращается в процесс бесконечных доработок.

Скрытые потери вполне сопоставимы с подрядным внедрением.
Только результат менее предсказуем.

В нормальном подрядном проекте встроены механизмы, которые внутри компании редко воспроизводятся в полном объёме:

• формализованное тестирование,
• регламентированная сдача-приёмка.

Сдача-приёмка — это не бюрократия. Это способ гарантировать соответствие:
то, что написано в договоре и ТЗ — это то, что реально внедрено.

Чтобы честно воспроизвести такую модель внутри компании, фактически нужно создать:

• центр компетенций по разработке,
• проектный офис по внедрению,
• отдельную функцию контроля качества.

Возникает логичный вопрос: зачем строить постоянную структуру под временную задачу, если её можно «арендовать» на время проекта?

Самостоятельный подход возможен. Но при условиях.

1. Платформа должна ограничивать сложность

Речь, как правило, про no-code решения, которые:

• не требуют глубокой разработки,
• не позволяют черезмерно усложнять систему,
• архитектурно защищают от дорогих и экзотических доработок.

No-code платформа — это встроенный предохранитель. Она просто не даст зарыться в технически возможные, но экономически не эффективные сценарии.
Парадоксально, но именно ограничения становятся фактором успеха.


2. Один центр принятия решений

Ключевое требование — наличие внутри компании мотивированного человека, который:

• отвечает за результат целиком,
• принимает решения самостоятельно,
• не зависит от коллективных обсуждений.

Это типичная роль внутреннего автоматизатора/владельца продукта.
Если же внедрение пытаются организовать через «рабочую группу» без РП от подрядчика, проект почти неизбежно тонет в согласованиях.


3. Масштаб проекта должен быть управляемым

DIY-внедрение хорошо работает в сценариях:

• небольшой организации (до 200 человек),
• типовых процессов при наличии готового решения,
• интеграции «из коробки».

Как только появляются:

• Организации больше 200 человек,
• Сложные, не типовые кейсы,
• Не типовые интеграции

экономия на подрядчике начинает выглядеть всё менее очевидной.


И, напоследок, если почти каждый человек может собрать шкаф, какое-то количество может построить небольшое строение, типа навеса для авто, но о таких, кто самостоятельно может построить дом, слагают легенды…

Самостоятельное внедрение СЭД — это не вопрос смелости или компетентности. Это вопрос архитектуры риска.

Если:

• Организация больше 200 человек
• проект имеет жёсткие сроки,
• требует формализованного результата,

подрядчик с сильным управлением проектом — это инструмент
снижения неопределённости.


Если же:

• процессы типовые,
• платформа ограничивает сложность,
• есть сильный внутренний драйвер,

DIY-подход становится рациональным выбором.

Во всех остальных случаях попытка «сэкономить на подрядчике» часто заканчивается классическим сценарием: система внедрена, проект не завершён, деньги потрачены, эффект обсуждается.

Разберёмся, в чём плюсы работы с подрядной организацией при внедрении системы электронного документооборота (СЭД) — и когда можно обойтись без неё.