Заказать звонок
Оставьте свои контакты, и мы вам перезвоним в рабочее время
Удобство — 9 из 10. Как Jet form помог упорядочить документооборот поставщику строительных материалов
Проект: внедрение системы электронного документооборота Jet form в компанию «Табаган» (поставщик строительных материалов).
Цель проекта — централизовать документооборот, обеспечить прозрачность согласований и снизить ручные согласования и лишние коммуникации при обработке заявок и договоров.
Цель проекта — централизовать документооборот, обеспечить прозрачность согласований и снизить ручные согласования и лишние коммуникации при обработке заявок и договоров.
Клиент
ООО «Табаган»
Сегмент: поставки строительных материалов для частных и государственных объектов.
Штат: 12 человек. Основной пользовательский сценарий: обработка заявок и договоров по проектам, управление статусами и согласованиями документов.
Сегмент: поставки строительных материалов для частных и государственных объектов.
Штат: 12 человек. Основной пользовательский сценарий: обработка заявок и договоров по проектам, управление статусами и согласованиями документов.
Задачи и проблемы
- Согласование документов велось по электронной почте и в локальных Excel‑таблицах: высокая вероятность потерь писем, отсутствие единой истории изменений и сложность контроля статусов.
- Руководство (часто находящееся в командировках) не имело оперативного доступа к информации о статусах заявок, что требовало частых телефонных уточнений.
- При увеличении объема заявок возникла необходимость стандартизировать процесс и обеспечить прозрачный доступ к сопутствующим документам.
Цели внедрения
1) Сделать процесс согласования заявок и документов прозрачным и контролируемым.
2) Обеспечить доступ руководству к статусам заявок из любой точки страны (частые командировки на объекты).
3) Централизовать документы и связать их с конкретными заявками/договорами.
4) Снизить количество ручных уточнений и ускорить обработку заявок.
2) Обеспечить доступ руководству к статусам заявок из любой точки страны (частые командировки на объекты).
3) Централизовать документы и связать их с конкретными заявками/договорами.
4) Снизить количество ручных уточнений и ускорить обработку заявок.
Решение
На базе требований была реализована конфигурация Jet form, охватывающая ключевые сценарии работы отдела комплектации.
Основные компоненты решения:
Основные компоненты решения:
- Вкладка «Связи»: связь заявки, договоров и сопутствующих файлов в едином интерфейсе позволяет получить мгновенный доступ к контексту документа.
- Визуализация процессов согласования: статус маршрута, ответственные лица и история замечаний/исправлений.
- Гибкая настройка прав доступа: выдача ограниченных прав исполнителям и расширенных прав руководству.
- Инструменты настройки процессов (визуальный редактор маршрутов) снижает потребность в написании кода и ускоряет адаптацию системы под специфику бизнес-процессов клиента.
Этапы внедрения
1. Анализ текущих процессов и согласование шаблонов документов; определение ключевых ролей и прав доступа.
2. Настройка структуры данных и маршрутов согласования в Jet form; импорт актуальных реестров и тестовые сценарии.
3. Пилотный запуск с участием отдела комплектации и финансового директора; оперативная поддержка и корректировка настроек.
4. Обучение ключевых пользователей и поэтапное расширение круга пользователей до штатного состава.
2. Настройка структуры данных и маршрутов согласования в Jet form; импорт актуальных реестров и тестовые сценарии.
3. Пилотный запуск с участием отдела комплектации и финансового директора; оперативная поддержка и корректировка настроек.
4. Обучение ключевых пользователей и поэтапное расширение круга пользователей до штатного состава.
Результаты
- Быстрый доступ к связанным документам через вкладку «Связи» упрощение работы с договорами и заявками.
- Сокращение времени согласования документов на 50%
- Снижение количества телефонных уточнений/звонков руководству на 60% (за счет мгновенной видимости статусов в системе).
- Нулевой риск «потерянных» писем при корректной централизованной работе (внутренний реестр документов вместо почты).
- Пользовательская оценка удобства — 9/10; планируется достижение 10/10 после доработок настройки уведомлений из чата на электронную почту.
Отзыв клиента
«Jet form действительно сделал нашу работу проще — я вижу статусы по заявкам, не звоню сотрудникам. Теперь Павел, наш гендиректор, в командировке просто открывает систему и сразу видит, где застряла заявка. Удобство — 9 из 10, и я уверена, что с доработками будет на все 10.»
---
Елена Леваева,
начальник отдела комплектации, «Табаган»
---
Елена Леваева,
начальник отдела комплектации, «Табаган»
Хотите такие же результаты?
Убедитесь в возможностях Jet form сами —
получите доступ в демостенд прямо сейчас!