О компании

Sellematics — динамично развивающаяся IT-компания, специализирующаяся на e-commerce аналитике и исследованиях. С командой из более чем 100 специалистов, компания помогает бизнесам принимать обоснованные решения, оптимизировать стратегии продаж и успешно масштабироваться в постоянно меняющемся мире онлайн-торговли. 

Проблемы

Стремительный рост и расширение штата за последние два года привели к необходимости систематизации внутренних процессов и документооборота. Увеличение внутренней и внешней документации (HR-договоров, клиентских соглашений, партнерских контрактов) быстро превратило несистематизированные процессы согласования в критическое узкое место, тормозящее масштабирование. 
Согласования шли хаотично — по email, в рабочих чатах и личных сообщениях, что приводило к потере обсуждаемых решений, отсутствию прозрачности статусов документов и вынуждало ценных сотрудников тратить часы на рутину вместо стратегических задач. Осознавая, что такой подход угрожает дальнейшему развитию, команда начала искать сервис для централизации согласований документов.

Задачи

1) Ввести единый сервис согласования с участием нескольких ролей (руководители, юрист, главный бухгалтер) — без разрозненных переписок.
2) Автоматизировать заполнение типовых документов:
   - кадровые шаблоны документов  и договоры;
   - договоры для массовых услуг с повторяющимися реквизитами.
3) Сократить расходы — уйти от покупки двух разных систем (программа для согласования документов + иструмент для автозаполнения шаблонов документов).

Выбор решения

Изначально компания сфокусировалась на поиске инструмента исключительно для согласования документов. Однако, в процессе демонстрации Jet form, стало ясно, что его функционал тегов и шаблонов позволяет не просто автоматизировать генерацию документов, но и обеспечивает их полноценное автоматическое заполнение. Это включало возможность автоматического подтягивания данных клиентов, контрагентов, поставщиков и партнеров как из справочника юридических лиц DaData (реализована готовая интеграция с Jet form), а также из собственных справочников, созданных внутри системы.

Параллельно рассматривался альтернативный сервис для автозаполнения документов, который тестировали месяц, но его стоимость была значительно выше, особенно с учетом необходимой годовой оплаты. Ключевым фактором выбора стало то, что Jet form закрывает обе стратегически важные поставленные задачи – централизованные согласования и автоматизированное заполнение документов – в одном продукте, предлагая оптимальное соотношение цены и ценности.

Решение задач

•  Маршруты согласования: Настроены последовательные маршруты с участием ключевых ролей (руководители, юрист, главный бухгалтер), обеспечивающие полную прозрачность статусов каждого документа.
•  Шаблоны и теги с автозаполнением: Созданы единые формы для кадровых документов и типовых клиентских договоров. Эти шаблоны настроены на автоматическое заполнение: данные клиентов, контрагентов, поставщиков и партнеров теперь вставляются автоматически, используя информацию из справочника юр. лиц DaData, а также собственные справочники созданные клиентом в Jet form.
•  Связи документов: Внедрена функция, позволяющая связывать документы друг с другом. Например, к основному договору можно привязать дополнительные соглашения, акты, счета, а система автоматически отобразит их на одной вкладке - Связи. Это ускоряет поиск связанных документов, значительно экономя время и минимизируя ошибки.

Результаты 

•  Сокращение времени на подготовку документов: Время на формирование типовых договоров сократилось до 70% за счет автоматического заполнения данных. Для пакетов документов (например, для самозанятых) скорость их подготовки увеличилась в 3 раза.
•  Ускорение цикла согласования: Средний цикл согласования типовых документов сократился на 3 дня (или на 50% для наиболее часто используемых маршрутов) благодаря централизации и прозрачности процессов.
•  Снижение операционных ошибок: Сокращение количества ручных операций  привело к снижению числа ошибок и связанных с ними переделок документов более чем в 2 раза.
•  Прямая экономия бюджета: Отказ от покупки второй специализированной системы для автозаполнения привел к прямой экономии на лицензиях ПО.
•  Повышение прозрачности бизнес-процессов: Видимость всех запросов и договоров, понятные статусы и ответственные по каждому этапу работы значительно снизили операционный хаос и повысили управляемость процессами.


«Мы искали решение, чтобы навести порядок в согласованиях документов – сконцентрировать все в одном месте, уйти от бесконечных обсуждений в разрозненных чатах и потерянных переписок. Параллельно рассматривали отдельный и гораздо более дорогой сервис для автоматического заполнения документов. Но Jet form нас приятно удивил: он не только идеально подошел для централизации согласований всей документации, но и предложил инструмент автозаполнения для создания любых видов шаблонов документов, решив обе наши задачи значительно дешевле. Это стало решающим фактором при выборе системы.»

---
Галина Крючкова,
Операционный директор Sellematics